1. Identifiez et catégorisez vos tâches administratives:
Tout d'abord, obtenez une image claire de ce que vous devez gérer. Les tâches courantes comprennent:
* Communication du client:
* Répondre aux demandes (e-mails, appels, médias sociaux)
* Planification des consultations, des pousses et des réunions
* Envoi de confirmations de réservation et de rappels
* Fournir des informations avant le tir (quoi porter, les attentes)
* Envoi de contrats et de factures
* Fournir des photos et des produits finaux
* Collecte des commentaires et des témoignages du client
* Gestion financière:
* Faciteur des clients
* Suivi des paiements (reçu et en suspens)
* Gestion des dépenses (équipement, voyage, logiciel, marketing)
* Tenue de livres (catégorisation des revenus et des dépenses)
* Préparation des impôts (collecte d'informations, déposant les impôts)
* Budgétisation et prévision
* marketing et promotion:
* Mise à jour du site Web et du portefeuille
* Gérer les comptes de médias sociaux
* Créer et envoyer des newsletters par e-mail
* Bloguer et créer du contenu
* Réseautage avec d'autres professionnels
* Diffusion d'annonces (médias sociaux, publicités Google)
* Soumettre des travaux aux publications
* opérations commerciales:
* Création et gestion des contrats
* Gestion de l'assurance
* Entretien et inventaire de l'équipement
* Mises à jour logicielles et maintenance
* Sauvegarde et stockage de photos et de données
* Conformité légale (permis, licences)
* Réglage des objectifs et planification d'entreprise
* post-production:
* Caucher et modifier des photos
* Retouching Images
* Création d'albums et d'impressions
* Préparer des fichiers pour la livraison
2. Mettez en œuvre un système d'organisation:
* Gestion des actifs numériques (barrage):
* Structure du dossier: Créez une structure de dossiers cohérente et logique pour vos photos (par exemple, année> mois> Nom du client> Raw, édité, size Web).
* Mots-clés et métadonnées: Marquez vos photos avec des mots clés pertinents (emplacement, sujet, style) pour les rendre facilement consultables. Utilisez un logiciel comme Adobe Lightroom ou capturez un pour DAM.
* Stratégie de sauvegarde: Implémentez un système de sauvegarde robuste:
* plusieurs copies: Gardez au moins trois copies de vos photos:une sur votre disque principal, une sur un disque dur externe et une dans le nuage.
* Storage cloud: Des services comme Backblaze, Carbonite ou Amazon S3 fournissent une sauvegarde hors site.
* Backups réguliers: Planifiez des sauvegardes régulières (quotidiennes ou hebdomadaires) pour se protéger contre la perte de données.
* Système de gestion des clients (CRM):
* Un CRM vous aide à gérer les interactions des clients, à suivre les prospects et à automatiser la communication.
* Les options populaires pour les photographes comprennent:
* Books de miel
* Dubsado
* Studio Ninja
* Tave
* outil de gestion de projet:
* Pour gérer des pousses individuelles, considérez des outils comme:
* Asana
* Trello
* Lundi.com
* Utilisez-les pour suivre les progrès, attribuer des tâches et définir les délais.
* Conventions de dénomination des fichiers:
* Établissez un système de dénomination de fichiers cohérent pour tous vos documents (contrats, factures, reçus). Cela rend la recherche de fichiers beaucoup plus facile. Par exemple:"ClientName_contract_2023-10-26.pdf"
3. Automatiser la mesure du possible:
L'automatisation fait gagner du temps et réduit le risque d'erreurs.
* Réponses par e-mail automatisées: Mettre en place des réponses automatisées pour des enquêtes courantes.
* Outils de planification: Utilisez des outils de planification comme la planification de calendrier ou de l'acuité pour permettre aux clients de prendre des rendez-vous en ligne.
* Automatisation des factures: Générez et envoyez des factures automatiquement via votre CRM ou votre logiciel de comptabilité.
* Planification des médias sociaux: Utilisez des outils tels que Buffer, Hootsuite ou version ultérieure pour planifier les publications sur les réseaux sociaux à l'avance.
* Workflow Automation (Ifttt, Zapier): Connectez différentes applications et automatiser les tâches comme enregistrer les pièces jointes à un dossier spécifique ou envoyer une notification lorsqu'un client paie une facture.
4. Lot Tâches similaires:
Au lieu de basculer entre différents types de tâches tout au long de la journée, consacrez des blocs de temps spécifiques à des activités similaires.
* Gestion des e-mails: Vérifiez et répondez aux e-mails 2 à 3 fois par jour au lieu de surveiller constamment votre boîte de réception.
* Édition: Modifiez les photos par lots plutôt que par un.
* marketing: Réservez le temps chaque semaine pour créer du contenu des médias sociaux et planifier des publications.
* Tente de livres: Dédiez quelques heures par mois pour concilier vos comptes et gérer vos finances.
5. Déléguer lorsque vous pouvez vous le permettre:
À mesure que votre entreprise se développe, envisagez de déléguer certaines tâches administratives à un assistant virtuel, un comptable ou un autre professionnel.
* Assistant virtuel (VA): Un VA peut gérer des tâches comme:
* Gestion des e-mails
* Planification des rendez-vous
* Gestion des médias sociaux
* Entrée de données
* Service client
* comptable: Un comptable peut gérer vos finances, suivre les dépenses et préparer des états financiers.
* éditeur: Vous pouvez sous-traiter votre travail d'édition.
6. Utilisez des techniques de gestion du temps:
* Blocage du temps: Allouer des blocs de temps spécifiques à différentes tâches dans votre calendrier.
* La technique de Pomodoro: Travaillez dans des intervalles concentrés de 25 minutes avec de courtes pauses entre les deux.
* Préorisez les tâches: Utilisez des méthodes comme la matrice Eisenhower (urgente / importante) pour hiérarchiser les tâches. Concentrez-vous d'abord sur les tâches les plus importantes.
* Éliminez les distractions: Éteignez les notifications, fermez les onglets inutiles et trouvez un espace de travail silencieux pour se concentrer.
7. Investissez dans les bons outils et logiciels:
* Logiciel de comptabilité: QuickBooks Online, Xero.
* Logiciel de retouche photo: Adobe Photoshop, Adobe Lightroom, capturez-en un.
* CRM: Honeybook, Dubsado, Studio Ninja, Tave.
* Logiciel de planification: Calendrier, planification de l'acuité.
* Outils de gestion des médias sociaux: Tampon, hootsuite, plus tard.
* Storage cloud: Google Drive, Dropbox, OneDrive, Backblaze.
8. Examiner et optimiser régulièrement vos systèmes:
* Suivez votre temps: Surveillez la façon dont vous passez votre temps à identifier les domaines où vous pouvez être plus efficace.
* Obtenez des commentaires: Demandez aux clients et autres professionnels des commentaires sur vos processus.
* Restez à jour: Suivez les nouvelles technologies et les meilleures pratiques pour gérer votre entreprise.
9. Créez des modèles pour les tâches courantes:
* Modèles de messagerie: Créez des modèles pour répondre aux demandes de renseignements courantes, envoyer des confirmations de réservation et fournir des photos finales.
* Modèles de contrat: Ayez des modèles de contrat légalement solides prêts à partir.
* Modèles de facture: Utilisez un modèle de facture d'apparence professionnelle.
10. Fixer les limites et éviter l'épuisement professionnel:
* Établir des heures de travail: Réglez les heures de travail claires et respectez-les autant que possible.
* Apprenez à dire non: N'ayez pas peur de refuser des projets qui ne s'alignent pas avec vos objectifs ou submergent votre horaire.
* faire des pauses: Planifiez des pauses régulières tout au long de la journée pour vous recharger.
* priorisez les soins personnels: Prenez le temps des activités que vous aimez et qui vous aident à vous détendre.
En mettant en œuvre ces stratégies, vous pouvez gérer efficacement vos tâches administratives, libérer plus de temps pour la photographie et créer une entreprise durable et prospère. N'oubliez pas que la cohérence est essentielle et qu'il peut prendre du temps pour trouver les systèmes et les outils qui vous conviennent le mieux. Bonne chance!