* expérimenté avec les processus comptables: Ils ont vu le bien, le mauvais et le laid de la facturation.
* pratique, pas seulement théorique: Ce sont des solutions du monde réel, pas des conseils de manuels.
* Tone légèrement cynique (mais utile): Ils ont appris une chose ou deux sur la nature humaine dans le monde des affaires.
* Focus sur la prévention et la communication claire: Parce qu'éviter les problèmes est toujours mieux que de les réparer.
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être payé:sept conseils pour gérer les problèmes de facturation de la photographie d'un commis comptable réformé
Très bien, écoutez, photographes! J'étais un employé comptable, jusqu'aux genoux en factures. J'ai tout vu - des factures manquantes, des frais contestés, des clients "oubliant" qu'ils ont approuvé cette heure de prise de vue supplémentaire… vous l'appelez. Croyez-moi, être payé ne consiste pas seulement à prendre de superbes photos; Il s'agit de gérer un navire serré. Alors, abandonnez le trope d'artiste affamé et obtenons de l'argent sur votre compte bancaire. Voici sept conseils que je souhaite * chaque * photographe savait:
1. La règle "la prévention est moins chère que la thérapie" (alias utiliser les contrats, les gens!)
* le problème: Les accords vagues sont un terrain reproducteur pour les désaccords. "Je * pensais * que le prix incluait le montage ..." est une ligne classique.
* le correctif: Contrats, contrats, contrats! Épeler. Tout. Dehors. Étendue du travail, livrables, droits d'utilisation, calendrier de paiement, politiques d'annulation - l'ensemble du shebang. Un contrat solide est votre bouclier contre la brigade "Je ne connaissais pas". Ne comptez pas sur des offres de poignée de main ou des e-mails vagues. Obtenez-le par écrit et signé! (Conseil pro:demandez à un avocat de réviser votre contrat standard. C'est un investissement.)
2. Facture comme vous le pensez (alias la clarté est roi)
* le problème: Une facture mal formatée ou déroutante crie «non professionnelle». Les clients retarderont le paiement parce qu'ils "ne peuvent pas le comprendre". (Traduction:ils espèrent que vous oublierez.)
* le correctif:
* Modèle professionnel: Utilisez un modèle clair et facile à lire. Incluez votre logo, les informations de contact, les informations du client, le numéro de facture, la date et une ventilation détaillée des frais.
* détaille tout: Ne dites pas simplement "Services de photographie - $ x." FAIRE IL:"Frais de tir - $ Y", "Édition - $ Z", "Frais de voyage - $ A," etc.
* Date d'échéance - Rendez-le évident: Mettez en surbrillance la date d'échéance du paiement. Envisagez d'ajouter des pénalités de paiement en retard pour inciter les paiements en temps opportun.
* Options de paiement: Énumérez toutes les méthodes de paiement acceptées (transfert bancaire, carte de crédit, PayPal, etc.). Rendez-vous aussi facile que possible pour eux de vous payer.
* Quantité: Énumérez la quantité d'images, d'heures, etc.
3. Le "coup de pouce, le coup de pouce, je sais ce que je veux dire?" Approche (alias suivi, diplomatiquement)
* le problème: Les clients sont occupés, les factures se perdent dans les boîtes de réception. Parfois, un doux rappel est tout ce qu'il faut.
* le correctif:
* Rappels automatisés: Utilisez un logiciel de facturation qui envoie des rappels de paiement automatique quelques jours avant et après la date d'échéance.
* suivi personnalisé: Si les rappels automatisés ne fonctionnent pas, envoyez un e-mail poli et personnalisé. "Je viens de vérifier sur la facture # 123. Faites-moi savoir si vous avez des questions." Gardez-le amical, pas accusateur.
* Gardez les enregistrements: Documentez toutes les communications (e-mails, appels téléphoniques) concernant la facture. Cela peut être inestimable si les choses dégénèrent.
4. La stratégie de prévention du "Little White Lie" (A.K.A. obtenir des approbations par écrit)
* le problème: "Je n'ai jamais approuvé cette heure supplémentaire" ou "je ne savais pas que la taille de l'impression était si chère."
* le correctif: Avant de procéder à des travaux en dehors de la portée d'origine, obtenez l'approbation écrite (e-mail est bien) du client. Citez le coût supplémentaire et indiquez explicitement ce qu'ils acceptent. "Selon notre conversation, l'ajout d'une heure de tir coûtera un $ supplémentaire. Veuillez confirmer votre approbation." Cya (couvrez votre cul!).
5. Le "Tango de négociation" (A.K.A. Sachez quand se plier, mais ne casse pas)
* le problème: Parfois, les clients ont vraiment des problèmes de trésorerie ou ne sont pas satisfaits du produit final.
* le correctif: Être prêt à négocier, * dans raison *. Proposer peut-être une petite remise ou un plan de paiement. Mais connaissez votre valeur. Si le client est déraisonnable ou refuse de payer un travail légitime, soyez prêt à vous tenir debout. Documenter tout.
6. La tactique "quand la gentillesse échoue" (alias le protocole d'escalade)
* le problème: Vous avez tout essayé et le client vous ignore toujours.
* le correctif:
* Envoyez une lettre de demande finale: Énoncez clairement le montant dû, la date d'échéance initiale et une date limite finale pour le paiement. Mentionnez que si le paiement n'est pas reçu, vous envisagerez des mesures supplémentaires.
* Considérons une agence de recouvrement: Ils prendront une coupe, mais ils sont beaucoup plus persistants (et légalement avertis) que vous.
* Cour des petites créances: En dernier recours. Cela peut prendre du temps, mais cela peut également être efficace. Pesez le coût et l'effort par rapport au montant dû.
7. Le mantra "Apprenez-vous de vos erreurs" (alias ajuster et améliorer)
* le problème: Vous continuez à rencontrer les mêmes problèmes de facturation.
* le correctif: Analysez vos problèmes passés. Vos contrats ne sont-ils pas clairs? Ne suivez-vous pas rapidement? Ajustez vos processus pour éviter de futurs maux de tête. Être payé fait partie de la gestion d'une entreprise de photographie réussie, et comme toute compétence, il faut de la pratique et du raffinement.
Donc, là, vous l'avez. Suivez ces conseils et vous passerez moins de temps à poursuivre les paiements et plus de temps derrière l'objectif. Et rappelez-vous, un peu d'effort initial peut vous faire économiser beaucoup de frustration (et d'argent!) Sur la route. Maintenant, allez être payé!