Vous pensez peut-être que la base de connaissances de votre organisation contient toutes les informations dont votre équipe a besoin pour réussir, mais ce serait une erreur. Les connaissances les plus précieuses de votre équipe résident dans leur cerveau et dans leurs flux de travail quotidiens. Les documents et les diaporamas n’ont qu’une valeur limitée, et l’équipe détient la clé du reste.
Alors, comment votre équipe peut-elle trouver et partager ces connaissances avec les autres membres sans organiser à chaque fois des réunions en face à face ? C’est là que la capture d’écran entre en jeu. Qu’il s’agisse d’une présentation vidéo rapide, d’une série de captures d’écran annotées ou d’un enregistrement d’écran commenté, la communication visuelle comble le fossé entre les connaissances institutionnelles et la documentation évolutive. La capture d'écran est l'un des moyens les plus rapides et les plus clairs de transférer le savoir-faire entre les équipes, en particulier dans les environnements au rythme rapide, à distance ou interfonctionnels.
Pourquoi le partage des connaissances échoue dans la plupart des équipes
Même les équipes dotées de solides pratiques de documentation se heurtent à un mur lorsqu’il s’agit de partager des connaissances concrètes. Le contenu écrit ne peut pas toujours saisir la nuance d’un outil logiciel ou expliquer le contexte spécifique d’une tâche. Les connaissances visuelles sont souvent laissées de côté, laissant les membres de l'équipe deviner ou simplement demander directement à quelqu'un, interrompant ainsi leur flux de travail.
Les processus clés reposent sur les connaissances institutionnelles
Une grande partie de ce qui rend les gens efficaces dans leur travail ne se trouve pas dans les procédures opérationnelles standard (SOP) ou les wikis. Il s’agit du raccourci clavier qui permet de gagner 30 minutes par semaine, de la solution de contournement à une limitation du système ou de l’étape d’un processus de configuration que seul le responsable informatique sait revérifier. Ces détails vivent dans la tête des gens et n'apparaissent que lorsque quelqu'un le demande ou lorsque quelque chose se brise.
Sans moyen de capturer et de partager visuellement ce contexte, les entreprises risquent de perdre des connaissances essentielles à chaque fois que quelqu'un change d'équipe, quitte l'entreprise ou est trop occupé pour expliquer les choses à plusieurs reprises.
Les questions répétées sont également un véritable tueur de productivité. Le rapport sur la flexibilité du lieu de travail de TechSmith a révélé que six interruptions indésirables par jour coûtent 1 million de dollars en productivité à une entreprise de 1 000 employés. Cela représente beaucoup de temps et d'argent gaspillés sur des questions simples.
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Snagit facilite le partage de mises à jour rapides et de procédures en capturant exactement ce qui se passe sur votre écran.
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La documentation est trop lente pour suivre les changements
De nombreuses équipes ont du mal à maintenir leur documentation à jour. Les mises à jour de produits, les nouveaux outils et les flux de travail changeants rendent difficile la pertinence des SOP et des wikis écrits.
Les environnements technologiques en évolution rapide, en particulier les plates-formes basées sur l'IA, nécessitent des mises à jour constantes de la documentation pour suivre les flux de travail en constante évolution. Les documents texte deviennent obsolètes presque aussi rapidement qu'ils sont publiés, ce qui fait que leur création n'en vaut généralement pas la peine.
En revanche, une capture d’écran rapide prend beaucoup moins de temps à créer et est plus susceptible de refléter la réalité actuelle, ce qui la rend beaucoup plus utile sur le moment. De plus, les captures d’écran sont plus faciles à remplacer qu’une documentation contenant beaucoup de texte. Une capture d'écran et vous avez terminé ; c'est une énorme différence avec la réécriture d'un wiki entier.
Demander de l'aide devient le flux de travail par défaut
Lorsque la documentation n’est pas suffisamment visuelle, rapide ou contextuelle, les utilisateurs envoient par défaut un ping à leurs coéquipiers, sautent sur les fils de discussion Slack ou planifient des réunions inutiles. Ce n'est pas seulement inefficace, mais cela fait également perdre du temps aux experts en la matière et crée des goulots d'étranglement partout.
Les enregistrements d'écran et les captures d'écran annotées réduisent le besoin d'assistance en temps réel. Au lieu d'expliquer le même processus 10 fois, vous pouvez créer une seule fois un didacticiel de haute qualité, le partager avec toute l'équipe et l'intégrer dans une base de connaissances pour une utilisation future.
La capture d’étapes est l’une des fonctionnalités les plus remarquables de Snagit pour ce problème spécifique. Avec la capture étape par étape, vous pouvez cliquer une fois sur un processus et Snagit enregistre chaque clic, puis le transforme en un modèle de didacticiel étape par étape modifiable. Le document peut être modifié à tout moment (même un an plus tard !), vous êtes donc sûr d'avoir toujours votre documentation à jour.
Comment la capture d'écran transforme les connaissances en ressources réutilisables
Les outils de capture d'écran permettent aux équipes de transformer ce qui était autrefois des conseils ponctuels en ressources de connaissances durables et partageables. En quelques clics, n'importe qui peut commencer à enregistrer, annoter des moments clés ou capturer l'intégralité de l'écran pour suivre un processus.
Enregistrez des démonstrations rapides sur la façon d'effectuer des tâches
Imaginez montrer à quelqu'un comment configurer une extension de navigateur ou dépanner un paramètre spécifique à Mac. Un enregistrement d'écran peut faire en 2 minutes ce qui prendrait un e-mail en 10 étapes ou un appel d'une demi-heure. Et l'enregistrement est réutilisable pour la prochaine personne rencontrant le même problème !
De nombreuses équipes utilisent Camtasia pour créer des procédures pas à pas raffinées pour la formation interne, l'intégration ou le support interfonctionnel. D'autres s'appuient sur Snagit pour des enregistrements rapides et informels qu'ils peuvent partager instantanément sur Slack ou intégrer dans une base de connaissances. Créer un enregistrement d'écran une seule fois peut éliminer des dizaines de questions répétitives.
Une autre alternative est Camtasia en ligne, un enregistreur vidéo gratuit basé sur un navigateur, parfait pour des présentations rapides qui ne nécessitent pas beaucoup de montage, mais qui doivent néanmoins avoir un aspect professionnel. Comme d'autres produits TechSmith, les vidéos peuvent être partagées via Screencast, vous bénéficiez donc toujours des avantages de la collaboration.
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Capturez des réponses ponctuelles et transformez-les en contenu réutilisable
Chaque équipe a un expert incontournable qui répond encore et encore aux mêmes questions. Au lieu de retaper ou de répéter les mêmes réponses, ils peuvent enregistrer leur écran une fois et utiliser ce clip chaque fois que la question se pose.
L’efficacité n’est pas de devoir répondre encore et encore aux mêmes questions; au lieu de cela, ils peuvent renvoyer quelqu'un vers la vidéo de formation. Ces enregistrements vidéo deviennent souvent les éléments constitutifs des bibliothèques de formation des employés ou des modèles de documentation des processus.
Que vous utilisiez Camtasia ou Snagit pour créer vos présentations vidéo, vous pourrez les envoyer directement sur Screencast pour les partager et les conserver en toute sécurité. Avec un simple lien, vous pouvez envoyer votre vidéo aux membres de votre équipe qui pourront laisser des commentaires horodatés si des éclaircissements supplémentaires sont nécessaires.
Screencast propose également des collections qui organisent vos vidéos par sujet et par public afin que vous les partagiez uniquement avec les personnes qui en ont besoin. Par exemple, vous pouvez partager une seule vidéo avec un membre de votre équipe qui a des difficultés avec la connexion à un logiciel, ou vous pouvez lui envoyer une série de questions fréquemment résolues afin qu'il dispose de toutes les connaissances dont il pourra tirer des leçons.
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Associez la capture d'écran à des captures d'écran pour une clarification rapide
Parfois, une vidéo complète n’est pas nécessaire. Les captures d'écran annotées, notamment avec des flèches, des légendes et des surbrillances, sont parfaites pour les didacticiels étape par étape ou les conseils de dépannage. Avec des outils comme Snagit, les utilisateurs peuvent rapidement prendre une capture d'écran, l'annoter et la partager par e-mail, Slack ou intégrée dans une base de connaissances.
La combinaison de l'enregistrement vidéo avec des images statiques offre le meilleur des deux mondes :un contexte rapide avec un minimum d'effort. Une vidéo de 30 secondes associée à quelques captures d'écran annotées peut vous faire économiser des heures de conversation.
Quand et où la capture d'écran fonctionne le mieux pour partager des connaissances
La capture d'écran n'est pas réservée au support technique ou aux équipes informatiques. Sa rapidité, sa clarté et sa réutilisabilité en font un atout puissant dans tous les services, que vous formiez de nouvelles recrues, documentiez l'évolution des processus ou assistiez les clients.
Montée en puissance des nouveaux employés et formation polyvalente
Les nouveaux employés ont besoin de plus que des instructions. Ils ont besoin de contexte. Une courte vidéo montrant comment un outil est utilisé dans le monde réel peut accélérer considérablement l'intégration.
Au lieu de simplement lire une liste d'étapes, les nouveaux employés peuvent voir comment une tâche est accomplie. Les enregistrements d'écran facilitent également la formation croisée, permettant aux membres de l'équipe d'apprendre les flux de travail de chacun sans sessions d'observation en direct.
Documentation des processus et présentations des outils
Documenter comment utiliser les outils internes ou expliquer les SOP est beaucoup plus facile avec des visuels. De nombreuses équipes commencent avec Snagit pour créer un scénario de flux de travail à l'aide de captures d'écran, puis se tournent vers Camtasia pour créer des didacticiels SOP complets avec des transitions et des modèles raffinés.
Ceci est particulièrement utile lorsque les outils sont mis à jour régulièrement ou lorsque plusieurs services interagissent avec le même système. Grâce à la capture d'écran, la documentation reste pertinente et claire, même si les fonctionnalités évoluent.
Répondre aux questions d'assistance ou aux demandes récurrentes
Le support client et les services d’assistance internes bénéficient énormément des enregistrements vidéo. Au lieu de taper de longues instructions de dépannage, les agents peuvent enregistrer une capture d'écran rapide montrant comment résoudre un problème ou configurer un paramètre.
Ces vidéos non seulement accélèrent les réponses, mais peuvent également être ajoutées à une base de connaissances, transformant ainsi des solutions ponctuelles en ressources à l'échelle de l'entreprise. Grâce à la prise en charge des webcams et des microphones, même les équipes travaillant à distance peuvent ajouter une touche humaine aux réponses techniques.
Une bonne gestion des connaissances ne consiste pas à rédiger davantage de documents, mais à rendre les informations plus faciles à créer, à comprendre et à partager. La capture d'écran abaisse les obstacles à la documentation de ce que les gens savent, transformant ainsi le savoir-faire quotidien en atouts que l'ensemble de l'organisation peut utiliser.
Les outils TechSmith tels que Snagit et Camtasia permettent à quiconque de créer facilement des didacticiels, des procédures pas à pas et des vidéos de support sans avoir besoin d'une expérience en montage vidéo. Grâce à des fonctionnalités basées sur l'IA, des modèles prédéfinis et la prise en charge de l'enregistrement en plein écran ou dans une application spécifique, même les nouveaux utilisateurs peuvent produire des résultats de haute qualité en quelques minutes.
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Que vous capturiez l'intégralité de votre écran pour une démonstration complète ou que vous preniez simplement une capture d'écran rapide, l'essentiel est de faire de la capture d'écran une partie quotidienne de votre flux de travail. Lorsque les équipes développent une culture de présentation, pas seulement de récit, elles réduisent les questions répétées, accélèrent l'intégration et débloquent une collaboration évolutive.
Intégrez la capture d’écran à la boîte à outils de partage des connaissances de votre équipe. Avec les outils conviviaux de TechSmith comme Snagit pour des captures d'écran et des enregistrements vidéo rapides, ou Camtasia pour des didacticiels plus perfectionnés, vous pouvez commencer à transformer les connaissances quotidiennes en valeur durable.
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