Nous avons tous été confrontés à des instructions peu claires et contenant beaucoup de texte. Les e-mails interminables, les PDF obsolètes et les documents Microsoft Word chargés peuvent enterrer les informations et dérouter le lecteur, ce qui ralentit tout pour tout le monde. Cela devient un obstacle encore plus important lorsque l'on tente de mener à bien des processus complexes tels que la configuration d'un nouveau système d'enregistrement des informations sur les patients dans un dossier de santé électronique (DSE).
La documentation traditionnelle s'accompagne d'un ensemble de problèmes cohérents :
- La surcharge de texte rend la compréhension plus difficile et ralentit l'adoption des fonctionnalités.
- Un faible engagement entraîne des étapes sautées ou des retouches fréquentes.
- La lenteur de la création et des mises à jour de contenu signifie que les documents sont souvent obsolètes.
- Les formats universels ne tiennent pas compte des différents environnements d'apprentissage.
Il n’est donc pas surprenant que les équipes explorent la documentation vidéo comme une alternative plus intelligente et plus efficace. Les concepteurs pédagogiques, les administrateurs informatiques et les prestataires de soins de santé ont besoin de solutions flexibles et évolutives offertes par la vidéo. Il permet aux informations d'être transmises visuellement, rapidement et dynamiquement tout en réduisant le fardeau de la formation en personne ou manuelle.
Passer à la vidéo est pour tout le monde. Cette pratique offre une valeur commerciale, résout les problèmes urgents en matière de documentation et fait en sorte que les informations restent fidèles. Voici comment procéder.
Transfert de connaissances et formation plus rapides
La vidéo permet un entraînement plus clair, plus rapide et durable. Les nouvelles recrues peuvent regarder une seule présentation et comprendre immédiatement le processus, qu'il s'agisse de soumettre une référence de patient ou d'utiliser le dernier tableau de bord d'analyse interne.
Par exemple, les professionnels de la santé peuvent regarder de courtes vidéos sur la mise à jour appropriée des dossiers des patients ou la documentation des notes de progression en temps réel, ce qui entraîne moins d'erreurs et de meilleurs résultats pour les patients. En milieu hospitalier, où le temps est crucial et où la documentation doit être précise, la formation visuelle garantit que les cliniciens et les soignants absorbent les étapes rapidement et avec précision.
Des vidéos de formation courtes et soignées sont faciles à créer avec l'enregistreur d'écran et l'éditeur vidéo tout-en-un de Camtasia. Vous pourrez capturer des informations importantes avec un enregistrement d'écran et éditer facilement les images dans le même outil. La vidéo facilite la mémorisation des informations, est parfaite pour un apprentissage à votre rythme et est idéale pour préserver les connaissances institutionnelles.
Le transfert de connaissances se produit également avec des visuels statiques, que vous pouvez prendre avec Snagit. Snagit capture des captures d'écran rapides et modifiables que vous pouvez envoyer à toute personne disposant d'un lien personnalisé. De plus, il possède des fonctionnalités intéressantes. Par exemple, vous pouvez partager une page Web entière contenant des informations avec la capture par défilement ou créer un guide étape par étape personnalisable avec la capture étape par étape.
Créez des guides pratiques en quelques secondes avec Snagit
Documentez tout processus interne au fur et à mesure que vous le faites. La capture d'étape organise les captures d'écran, les numéros et les étapes dans un visuel clair et partageable.
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Moins de questions d'assistance et moins de retouches
Les équipes d'assistance répondent souvent à des questions répétées, ce qui peut leur faire perdre du temps. La documentation vidéo garantit qu'ils ne répondent à la question qu'une seule fois et envoient la vidéo à chaque fois par la suite. Plus de temps perdu à réécrire ou à réexpliquer un processus encore et encore.
Snagit et Camtasia facilitent la capture et le partage de courtes vidéos expliquant tout, du simple problème de dépannage aux redémarrages complexes. Tout ce qui concerne les processus internes ou les fonctionnalités du produit est expliqué clairement et systématiquement à tous les niveaux.
Cohérence entre les équipes et la documentation
Une documentation incohérente entraîne généralement des erreurs, en particulier dans les secteurs réglementés où les normes de travail sont élevées. La vidéo permet de transmettre plus facilement le même message à chaque équipe, quelles que soient les régions et les langues.
L'enregistreur d'écran multipiste de Camtasia est un outil parfait pour maintenir la cohérence de la documentation vidéo. Camtasia enregistre votre écran, votre caméra, votre microphone et votre curseur sur des pistes distinctes, ce qui signifie que vous pouvez les éditer sans altérer le reste de la vidéo. Par exemple, vous pouvez ajouter une nouvelle voix off si l'original n'est pas parfait ou ajouter de nouveaux clips vidéo lorsqu'une mise à jour est nécessaire. Cela facilite la mise à jour d'une seule partie d'un projet au lieu de recommencer à chaque fois qu'il y a une mise à jour du système ou une nouvelle fonctionnalité. Faites simplement une modification !
Passez de l'enregistrement d'écran à une vidéo soignée
Un enregistrement d’écran n’est que le début. L'éditeur de Camtasia vous aide à ajouter les légendes, les animations et les modifications dont vous avez besoin pour créer une vidéo véritablement professionnelle.
Téléchargement gratuit
Documentation évolutive qui évolue avec l'équipe
Une fois créée, la documentation des processus vidéo peut être réutilisée par les équipes pendant de nombreuses années. Supposons que vous intégriez 25 nouveaux employés le trimestre prochain. Heureusement que vous disposez déjà d'un ensemble de vidéos Camtasia qui montrent comment accéder aux informations sur les patients et soumettre des rapports au ministère de la Santé. Vous commencez toujours en avance.
De plus, les vidéos d'intégration peuvent être réutilisées plus tard comme rafraîchissement du didacticiel produit. Vos vidéos grandissent avec votre équipe dès le premier jour. Cette pratique permet de gagner du temps et favorise l'adoption d'outils internes ou de nouvelles plateformes.
Exemples de secteurs pouvant bénéficier de la documentation vidéo
La vidéo ne se limite pas aux entreprises technologiques ou aux créateurs de contenu. Cela a un impact considérable sur les secteurs très complexes où des instructions claires, des flux de travail appropriés et une documentation précise sont essentiels.
Développement de logiciels et informatique
Les responsables techniques et les administrateurs informatiques utilisent Camtasia pour créer des démos vidéo pour les outils internes, des guides de dépannage et des vidéos explicatives pour les têtes parlantes. Ensuite, complétez avec Snagit pour créer des procédures opérationnelles standard (SOP), des guides de référence rapide et des captures d'écran utiles.
Cette double pratique réduit les tickets d’assistance, accélère l’intégration et évite les problèmes de communication.
Éducation et conception pédagogique
Les enseignants et les concepteurs utilisent des outils vidéo pour parcourir les plates-formes du système de gestion de l'apprentissage (LMS), les procédures de sécurité en laboratoire et les outils pédagogiques. La vidéo crée un environnement d’apprentissage plus engageant et plus durable dans lequel les étudiants peuvent suivre et apprendre.
Professionnels de santé
Les professionnels de la santé, des cliniciens aux soignants, bénéficient énormément d'une documentation visuelle claire. Les vidéos montrent rapidement comment mettre à jour les plans de soins des patients, soumettre des dossiers médicaux avec précision ou parcourir la documentation requise pendant les soins d'un patient.
Compte tenu des enjeux élevés que représentent les soins de santé, la qualité des soins, le bien-être et les résultats pour les patients, la vidéo permet de garantir que des interventions critiques ne soient pas manquées.
Support client et SaaS
Les équipes SaaS peuvent réduire le fardeau des questions répétitives en créant des FAQ visuelles, des didacticiels sur les produits ou des procédures pas à pas de dépannage. Un seul enregistrement d'écran Camtasia peut vous faire économiser des centaines d'heures de questions au sein des équipes mondiales.
Comment mesurer les résultats de la documentation vidéo
Lorsque vous investissez du temps dans un nouveau flux de travail, vous souhaiterez voir des résultats. Heureusement, la vidéo permet d’obtenir des résultats mesurables.
Suivre le volume des tickets d'assistance avant et après la publication de vidéos pas à pas. Les représentants du service client peuvent également suivre la fréquence à laquelle ils dirigent quelqu'un vers des vidéos publiées et recueillir les commentaires de vrais clients.
Surveiller les taux d'achèvement des vidéos dans votre LMS ou votre plateforme interne pour voir qui regarde et pendant combien de temps. De faibles taux d'achèvement peuvent aller d'un sujet déroutant à une narration ennuyeuse. C'est pourquoi vous devez recueillir des commentaires si vous constatez qu'une vidéo est sous-performante.
"Je pense que [le storytelling] est une façon incroyable d'aborder un sujet très aride lorsqu'on aborde les aspects réglementaires de la conformité. Mais si vous pouvez faire une histoire à partir de quelque chose, vous pouvez impliquer beaucoup plus les gens émotionnellement, car cette résonance émotionnelle est ce qui est mémorable." – Abbey Cooke, TVL #181 :Formation et documentation
Recueillir des commentaires des stagiaires après avoir terminé un module. Créez un environnement positif et solidaire dans lequel vos employés se sentiront à l'aise pour s'exprimer avec des commentaires pertinents. Vous pouvez également ajouter une question de quiz rapide dans la vidéo après chaque module pour obtenir des informations en temps réel.
Analyser les statistiques d'engagement si vous utilisez YouTube, Vimeo, un CMS interne ou d'autres plates-formes d'hébergement qui suivent les analyses. Découvrez le nombre de vues de chaque vidéo, les zones avec des rediffusions courantes ou les points de dépôt.
Estimer le temps gagné par des équipes internes qui ne répondent plus de manière répétée aux mêmes questions. Le rapport 2024 sur les tendances en matière de flexibilité du lieu de travail de TechSmith calcule que le coût de perte de productivité dû à six interruptions indésirables pour une entreprise de 1 000 employés s'élève à 1 million de dollars. Cela représente une énorme quantité de productivité perdue à cause de questions qui pourraient être résolues avec des vidéos de formation ou des guides statiques.
Même les mesures de base peuvent vous donner un bon aperçu de la manière dont une vidéo améliore l'adoption, rationalise les processus et prend en charge une documentation précise. Commencez par identifier 1 à 2 indicateurs de performance clés (KPI) qui comptent le plus pour votre équipe et suivez-les au fil du temps.
Comment démarrer avec la documentation vidéo
La clé est de commencer petit et de construire à partir de là.
Commencez par un processus à fort impact
Pour commencer, choisissez un processus souvent mal compris, très visible ou comportant des tickets d’assistance récurrents. En sélectionnant une question fréquemment posée, vous pouvez vous concentrer sur un enregistrement d'écran pour bien comprendre. Ce n'est pas aussi effrayant qu'il y paraît !
Utilisez les outils qui comptent
Vous n’avez pas besoin d’une refonte complète, juste des bons outils.
Snagit est parfait pour capturer de simples captures d'écran, faire défiler des pages Web ou transformer vos clics de souris en guides pratiques. Il s'agit d'un outil de capture d'écran simple, parfait pour tous ceux qui ont besoin de créer des guides visuels rapides, notamment pour faciliter votre contenu vidéo.
Camtasia est idéal pour des présentations vidéo soignées avec narration, des éléments interactifs tels que des quiz et la possibilité d'effectuer autant de modifications que nécessaire. Chaque fois que vous en avez besoin, ajoutez des transitions fluides, des légendes d'informations, des sous-titres codés et d'autres modifications vidéo pour rehausser une vidéo en un rien de temps.
Créer un flux de travail reproductible
Pour mettre à l’échelle une documentation vidéo, vous avez besoin d’un processus. Documentez votre flux de travail décisionnel afin de pouvoir apporter des modifications en cours de route. Utilisez les modèles vidéo de Camtasia, organisez vos vidéos dans Screencast et n'oubliez pas de recevoir les commentaires de vos spectateurs.
Envisagez de créer une bibliothèque vidéo partagée dans Screencast afin que les employés puissent trouver leurs formations, mises à jour de politiques et documentation de processus dans des dossiers soignés et organisés. Au fil du temps, il deviendra un endroit facile pour les employés de se référer au contenu.
Exploitez toute la valeur de la documentation vidéo avec TechSmith
La documentation vidéo permet de gagner du temps, de rationaliser les processus et d'améliorer les opérations commerciales grâce à des pratiques de communication claires. Que vous travailliez dans le secteur de la santé, du gouvernement, de l'éducation, du SaaS ou plus, les outils de TechSmith vous offrent tout ce dont vous avez besoin pour capturer, créer et partager des vidéos et autres visuels de haute qualité à grande échelle.