Les réunions publiques devraient être un événement clé dans le calendrier mensuel de chaque organisation. Ils sont l'occasion pour les employés et les dirigeants de se réunir en équipe, d'engager une conversation ouverte, de partager des mises à jour, des succès et toute question qui a surgi en cours de route.
Pendant la pandémie, les assemblées publiques ont semblé légèrement différentes, la plupart des organisations passant à un format en ligne. Cette transition aurait pu être intimidante au début, beaucoup se demandant s'il était vraiment possible d'héberger un efficace et engageant assemblée publique virtuelle. La réponse? Oui, ça l'est.
Cet article vous explique tout ce que vous devez savoir sur les assemblées publiques virtuelles, avec des trucs et astuces que vous pouvez mettre en œuvre pour optimiser l'expérience de chacun et pourquoi vous devriez utiliser Riverside.fm.
TL;DR
- Les assemblées publiques virtuelles rassemblent les dirigeants et les employés d'une organisation sur une plate-forme de réunion virtuelle telle que Riverside.fm .
- Les réunions publiques sont l'occasion de partager les actualités et les mises à jour de l'entreprise, les réalisations des employés et tout problème ou doléance.
- Les assemblées publiques virtuelles renforcent le moral des employés, établissent un dialogue ouvert entre les différents niveaux de votre organisation, vous aident à toucher une plus grande partie de votre personnel et vous permettent d'enregistrer votre réunion en HD .
- Quelques conseils pour animer une assemblée publique :définissez un ordre du jour, désignez un modérateur, choisissez votre logiciel avec soin, et ne le prenez pas trop au sérieux .
Qu'est-ce qu'une assemblée publique ?
Revenons un instant aux fondamentaux. Une assemblée publique n'est pas exactement ce à quoi elle ressemble. Plutôt qu'une réunion littérale des habitants de la ville , dans le contexte que nous examinons, il fait référence à un rassemblement régulier du personnel et de l'équipe de direction d'une organisation ou d'une entreprise dans le contexte que nous examinons. C'est l'occasion de faire des annonces à l'échelle de l'organisation, de partager des mises à jour et d'avoir un dialogue et une conversation ouverts. Le terme n'est plus limité aux simples réunions de «mise à jour de l'entreprise», mais peut également faire référence à des réunions d'exercice de renforcement d'équipe, des réunions de lancement, etc.
Quel est le but d'une assemblée publique ?
Le but d'une assemblée publique est de réunir les employés et l'équipe de direction d'une organisation. Comme nous l'avons dit précédemment, il peut s'agir de discuter des dernières nouvelles, de donner des mises à jour mineures sur les récents succès de votre entreprise ou simplement de briser la glace et de renforcer l'esprit d'équipe. Cela dit, étant donné qu'une assemblée publique est organisée principalement pour le bénéfice de vos employés, vous devez laisser le but et le format de votre réunion être façonnés par ce que vos employés veulent ou ressentent avoir besoin.
Les assemblées publiques sont importantes pour situer tout le monde dans une image plus large, créant ainsi en fin de compte un sentiment de communauté et de camaraderie au sein de l'organisation.
Avantages des assemblées publiques virtuelles
Esprit d'équipe et communauté
Au quotidien, vos employés interagissent très probablement avec leurs petites équipes et leurs supérieurs hiérarchiques, sans avoir la possibilité de voir comment ils s'intègrent dans le tableau d'ensemble. Organiser des réunions publiques est un excellent moyen de rassembler tout le monde ensemble, en cultivant un réel sens de la communauté et de l'esprit d'équipe.
Motivation renforcée
L'opportunité de partager les gains de votre entreprise (qu'ils soient grands ou petits), ainsi que de montrer à chacun de vos employés comment ils s'intègrent dans la trajectoire à grande échelle de votre entreprise, est un moyen infaillible de stimuler le moral et la motivation des employés.
Ouvrir la boîte de dialogue
En termes d'établissement d'un environnement de travail sain, accueillant et ouvert, les réunions publiques sont extrêmement importantes pour permettre aux employés d'exprimer leurs opinions et de dire ce qu'ils pensent. Cela s'applique en particulier à la création d'une ligne de communication transparente entre vos employés et l'équipe de direction. Dans les grandes organisations en particulier, l'équipe de direction de haut niveau peut se sentir distante et désintéressée par le travail qui se déroule à d'autres niveaux de l'entreprise. Les réunions publiques sont une bonne occasion de briser ces barrières.
Sûr COVID
Dans de nombreuses régions du monde, les restrictions liées au COVID-19 sont toujours en place. Les réunions virtuelles vous permettent de continuer à réunir vos employés d'une manière conforme à la COVID.
Touchez l'ensemble de votre organisation
Un autre avantage majeur des mairies virtuelles est d'atteindre l'ensemble de votre organisation à la fois. Que vos employés se trouvent à différents endroits ou non, ils pourront participer à votre réunion (si le décalage horaire le permet, bien sûr).
Enregistrer votre réunion publique
Un autre avantage des assemblées publiques virtuelles est l'enregistrement de toute la session. Les membres du personnel qui n'ont pas pu assister à la réunion peuvent la revoir et vous pouvez envoyer un récapitulatif à ceux qui y ont assisté.
Inconvénients des assemblées publiques virtuelles
Difficile à organiser
Pour des raisons évidentes, coordonner, organiser et animer une réunion à l'échelle de l'organisation peut être un véritable casse-tête. Tout d'abord, vous avez le défi de trouver un moment qui convient à la plupart des gens. Ensuite, vous devrez également vous assurer que tout le monde est au courant de la date de la réunion publique et de la manière dont ils peuvent accéder au lien de la réunion. Heureusement, avec Riverside.fm, organiser l'assemblée publique est un jeu d'enfant.
Intimidant
Bien que les réunions publiques soient censées fournir une plate-forme pour un dialogue ouvert et une discussion transparente, il peut être intimidant de s'exprimer devant l'ensemble de votre organisation.
Contraintes de temps
En affaires, le temps presse. Pour les grandes organisations, en particulier, vous constaterez peut-être que vous n'êtes pas en mesure de faire tenir tout votre ordre du jour dans une seule assemblée publique, ou tout le monde n'aura peut-être pas la chance de contribuer. Ne vous inquiétez pas, cependant; il existe des solutions de contournement. Vous pourriez, par exemple, le décomposer en petites réunions publiques plus ciblées avec moins de personnes.
Quelle est l'efficacité des assemblées publiques virtuelles ?
Bien que les réunions publiques soient un format efficace en théorie, tout dépend de ce que vous en faites et de la manière dont vous choisissez de diriger vos réunions. Vous et vos employés tirerez le meilleur parti de vos assemblées publiques si vous adaptez le format à vos besoins. N'oubliez pas qu'il s'agit d'une conversation à double sens. Ne vous sentez pas obligé de suivre un format conventionnel. Au lieu de cela, personnalisez vos assemblées publiques locales, en accord avec votre communauté et la philosophie de votre organisation.
Comment fonctionnent les réunions publiques ?
Encore une fois, tout cela dépend de la façon dont votre organisation particulière choisit de faire les choses. Cela dit, la plupart des réunions publiques auront un établir un ordre du jour afin qu'il y ait une sorte de structure à suivre. L'ordre du jour pourrait couvrir des thèmes clés ou des sujets d'actualité qui seront discutés, ou il pourrait laisser un certain temps pour les questions et les réponses. Tout dépend de la nature exacte de votre assemblée publique.
Comment organiser une assemblée publique
Lorsqu'il s'agit d'organiser une assemblée publique organisationnelle, il y a beaucoup de logistique à considérer. Décomposons-le :
Étapes pour organiser une assemblée publique en ligne
- Définissez la date et l'heure. Vous devrez essayer de définir une heure qui convient aux membres clés de votre direction et qui convient à tous les fuseaux horaires si vous avez une équipe internationale.
- Envoyez un rappel de calendrier et un mémo, y compris le lien d'invitation à la mairie virtuelle ainsi que l'ordre du jour de la réunion. Une fois que vous avez défini la date et l'heure, assurez-vous d'envoyer l'invitation à tous les membres de votre organisation.
- Si c'est la première fois que vous organisez une assemblée publique virtuelle, cela vaut la peine d'inclure quelques instructions de base sur la façon de rejoindre la réunion.
- Si vous êtes une organisation particulièrement importante, vous pouvez nommer un modérateur. Le modérateur sera simplement responsable de maintenir la réunion sur la bonne voie et dans les délais.
- Assurez-vous de respecter votre programme du jour. Si vous le pouvez, il est toujours préférable de réserver du temps pour une séance de questions-réponses avec le public.
- Une fois votre assemblée publique terminée, envoyez un récapitulatif et un e-mail de remerciement. C'est une bonne idée d'inclure un enregistrement de la réunion pour ceux qui n'auraient peut-être pas participé à la journée. L'envoi d'un e-mail de suivi est également un moyen efficace de cimenter les principaux enseignements de la réunion et de les garder frais dans l'esprit de vos employés.
5 conseils pour améliorer les réunions publiques
Définir un ordre du jour de réunion à l'avance
L'établissement d'un ordre du jour de réunion vous aidera, vous et vos employés. La structure ajoutée aidera la réunion de la mairie à mieux se dérouler, elle vous aidera à respecter le temps plus efficacement et cela signifiera que vos employés pourront préparer leurs pensées et tout ce qu'ils veulent dire à l'avance.
Choisissez soigneusement votre logiciel de réunion virtuelle
Votre choix de logiciel de réunion virtuelle peut sérieusement influencer le succès global de vos mairies virtuelles. Vous voulez une plate-forme facile à utiliser avec une fonctionnalité élevée qui améliorera votre réunion publique. La possibilité d'enregistrer votre session, de partager votre écran et d'inviter le public à participer en direct est également fondamentale. Certaines options incluent Google Meets, Webex, Zoom et, bien sûr, Riverside.fm.
Ne le prenez pas trop au sérieux
Puisque vous partagez les nouvelles et les mises à jour de votre organisation, cela peut ressembler davantage à une réunion d'affaires, mais ce n'est pas le cas ! C'est l'occasion d'établir une atmosphère communautaire plus détendue et de créer de la transparence grâce à des lignes de dialogue ouvertes entre les différentes parties prenantes de votre entreprise. Vous avez plus de chances d'avoir une assemblée publique fructueuse si elle est plus décontractée.
Faites en sorte que vos employés se sentent à l'aise et valorisés
Pour vraiment tirer le maximum de vos assemblées publiques, vos employés doivent se sentir à l'aise d'y assister et de s'exprimer. Cela viendra d'un mélange de l'atmosphère au sein de la réunion et de la façon dont ils se sentent. Dans la mesure du possible, vous devez vous assurer que vos employés se sentent valorisés lorsqu'ils assistent à votre mairie virtuelle. Vous pouvez le faire en vous assurant que tout le monde a la chance de s'exprimer et en soulignant les réalisations des employés, par exemple.
Modifier et adapter si nécessaire
N'ayez pas peur de changer la façon dont vous organisez vos assemblées publiques si vous trouvez que quelque chose ne fonctionne pas pour vous. Comme nous l'avons dit précédemment, vous devez être prêt à adapter vos réunions aux besoins et aux souhaits de vos employés, plutôt que de vous en tenir à ce que vous savez.
Organiser une assemblée publique avec Riverside
Riverside.fm est conçu pour vous faciliter la vie. Organiser une assemblée publique est déjà suffisamment stressant, alors pourquoi ne pas exploiter les puissants outils de Riverside.fm pour en faire l'expérience la plus fluide possible ?
Convivial
Lorsqu'il s'agit de gérer votre mairie, vous ne voulez pas être retenu par une technologie maladroite ou maladroite. Riverside.fm est conçu pour rendre le processus aussi transparent que possible. Rejoindre votre mairie virtuelle est aussi simple que de cliquer sur le lien d'invitation, et il n'est pas nécessaire que vos co-hôtes ou votre public créent un compte ou téléchargent un logiciel supplémentaire.
Des fonctionnalités puissantes
Le large éventail de fonctionnalités de Riverside signifie que vous pouvez vous approprier votre mairie virtuelle. Partagez votre écran pour montrer à vos employés des ressources supplémentaires, ajoutez du son et d'autres médias à votre session à l'aide du Media Board, et même invitez n'importe quel employé à "monter sur le podium", pour ainsi dire, en utilisant la fonction d'appel du public en direct . Le monde vous appartient avec Riverside.fm.
Enregistrement HD
Malheureusement, il est presque impossible de réunir tous vos employés en un seul appel en même temps. Heureusement, Riverside.fm enregistre automatiquement localement en Full HD, vous pouvez donc partager l'enregistrement de la mairie avec tous ceux qui l'ont manqué.
Mise en ligne progressive dans le cloud
Vous n'avez plus besoin d'attendre des heures pour que l'enregistrement de votre réunion publique soit disponible en ligne pour être partagé. Riverside télécharge tous les fichiers sur le cloud pendant que vous enregistrez, donc au moment où vous avez terminé, tout est prêt à être partagé en quelques minutes. Cela empêche également les plantages ou les problèmes informatiques de vous faire perdre vos enregistrements.
Personnalisation facile de la marque
Si vous cherchez à partager publiquement vos réunions publiques, ou même simplement au sein de l'entreprise, ce n'est jamais une mauvaise idée de garder tout professionnel et cohérent avec la marque de votre organisation. L'éditeur magique de Riverside vous aide à le faire avec des mises en page simples ainsi que des arrière-plans et des logos personnalisés pour s'adapter à l'image de marque de votre organisation.
3 outils clés à intégrer dans vos assemblées publiques virtuelles
Partage d'écran
Rendez votre réunion publique plus interactive et attrayante en utilisant la fonction de partage d'écran. Vous pouvez choisir d'opter pour une simple présentation PowerPoint qui renforce la discussion, lire des vidéos ou démontrer un processus particulier. Quoi que vous montriez, l'élément visuel ajouté est un moyen efficace de renforcer ce que vous dites et de garder vos employés intéressés.
Sondages/enquêtes en direct
En fin de compte, les assemblées publiques concernent vos employés. Encouragez leur participation en les invitant à donner leur avis à l'aide de sondages ou d'enquêtes en direct. C'est un excellent moyen d'impliquer votre public dans la réunion publique et de lui faire vraiment sentir que sa voix est importante.
Enregistrement HD
La possibilité d'enregistrer localement votre assemblée publique en Full HD ne doit pas être négligée. Comme nous l'avons dit plus tôt, c'est une excellente façon de partager la réunion avec ceux qui n'ont pas pu le faire.
FAQ
Quel est un autre mot pour une assemblée publique ?
Toutes les organisations parlent de leurs assemblées publiques un peu différemment. Vous pouvez rencontrer certaines personnes qui l'appellent plus littéralement une "réunion à l'échelle de l'organisation", tandis que d'autres peuvent l'appeler un "rattrapage" mensuel. Vous pouvez vraiment choisir de l'appeler comme vous le souhaitez.
Quel est l'effet important de la participation aux assemblées publiques ?
De loin, l'effet le plus important de la participation aux assemblées publiques est un sens accru de la communauté et de l'esprit d'équipe. De plus, les employés sentiront qu'ils font partie d'un ensemble plus vaste qui peut faire des merveilles pour la motivation au travail.
Comment rendre une mairie amusante ?
Tout d'abord, assurez-vous de suivre nos conseils pour créer une ambiance plus décontractée dans votre mairie. Vous pouvez également choisir de réserver une partie de la réunion au début dédiée aux activités brise-glace ou à des mises à jour plus personnelles avec un côté humoristique.