Pour beaucoup d’entre nous en post-production, nous sommes non seulement responsables d’être créatifs, mais aussi de gérer nos propres petites entreprises. Qu'il s'agisse uniquement de vous et de vos clients, ou de vous et de quelques employés, gérer efficacement l'aspect commercial des choses est toujours une tâche ardue.
Je n'ai aucun problème à prendre 40 heures de séquences et à les parcourir pour créer un récit fort de 3 minutes pour un client, mais lorsque j'ai commencé mon parcours vers le travail quotidien avec un client, j'ai eu du mal à comprendre comment garder une trace de mon temps, planifier des e-mails de suivi et répondre à certains des inévitables besoins techniques qui surgiraient plus tard.
Ci-dessous, je vais partager avec vous quelques trucs et astuces pour gérer votre propre petite entreprise de post-production de manière efficace, à distance et de manière rentable.
Vous êtes responsable de deux éléments clés d’un projet. Le média de ce projet et le fichier de projet qui est la clé pour le déverrouiller.
Assurez-vous d'avoir des sauvegardes
La première règle concernant les fichiers multimédias et de projet est de vous assurer que vous disposez de sauvegardes de tout. Pour moi, cela signifie l'une des deux choses suivantes, et voici comment je le décompose.
Pour les petits projets où le média est relativement minime, moins de 500 à 700 Go de matériel, je conserverai ce média sur mon disque dur interne et j'utiliserai un service comme Dropbox, Google Drive ou Box pour synchroniser ce média vers une destination cloud. De plus, je conserverai le fichier de projet de ce projet avec le média, et le sauvegarderai également sur ma destination cloud.
Gardez à l'esprit que je parle de disque dur interne, car mon iMac contient un grand SSD de 8 To avec beaucoup d'espace pour un gros compte Dropbox, mais vous utilisez peut-être un RAID externe ou un SSD NVME externe comme Dropbox principal ou emplacement de stockage cloud, et cela est également correct dans cet exemple.
Sauvegarde de projets plus volumineux
Pour les projets plus importants où le support est beaucoup plus volumineux et ne tient pas facilement sur mon disque dur interne, je le conserverai sur des disques durs externes appartenant au projet ou au client. Cependant, les fichiers du projet resteront dans un dossier synchronisé avec mon service de stockage cloud. Cette méthode facilite le suivi des projets clients car ils résident sur un disque dur qui appartient spécifiquement à ce projet unique ou à ce client unique.
Parlons un instant du stockage cloud. D’autres articles peuvent entrer plus en détail dans la comparaison des services de stockage cloud, je ne vais donc pas m’y plonger en profondeur ici. J'utilise personnellement Dropbox parce que leur prix mensuel pour un compte illimité est un coût acceptable et parce que je constate que beaucoup de mes collaborateurs sont déjà des utilisateurs de Dropbox. De plus, les comptes Dropbox illimités sont dotés de trois postes, ce qui signifie que je peux inviter ou supprimer deux collaborateurs supplémentaires à partager dans mon équipe Dropbox selon mes besoins sans augmenter mes coûts.
Le point le plus important à retenir ici est que les fichiers de votre projet doivent être sauvegardés dans un endroit où ils peuvent être à la fois en sécurité et récupérés en cas de perte accidentelle. Dropbox dispose d'une fonction de rembobinage des dossiers et conserve les fichiers supprimés pendant 180 jours qui peuvent être restaurés.
Partage de médias avec des collaborateurs
La raison pour laquelle les fichiers de projet sont conservés dans un dossier de stockage cloud est que ce dossier peut être partagé avec des collaborateurs selon les besoins. Vous avez peut-être vu cela réalisé en utilisant quelque chose comme LucidLink, mais cela fonctionne également tout aussi bien sur Dropbox ou d'autres services de stockage cloud.
Lorsque vous concevez votre activité de post-production, réfléchissez à la manière dont vous pouvez travailler avec vos collaborateurs rapidement et facilement. Si vous êtes soucieux des coûts, optez pour un système qui ne vous pénalise pas pour les utilisateurs supplémentaires ou les données supplémentaires. Pour moi, c'est Dropbox. Je peux ajouter deux nouveaux membres d'équipe à mon compte à tout moment sans pénalité, et si je souhaite donner accès à plusieurs collaborateurs à la fois, je peux créer une nouvelle adresse e-mail sur mon compte professionnel et l'activer en tant qu'utilisateur de Dropbox. De cette façon, toute personne à qui je fournis les informations d'identification pour cet e-mail peut accéder au dossier Dropbox.
J'explique plus en détail comment j'utilise Dropbox dans cet article (le futur article n'est pas encore publié, peut-être que nous mettrons simplement à jour cet article avec un lien hypertexte dans le futur).
Organisation du projet
Vous pouvez avoir votre propre système de pliage et de sous-dossiers, proposant des moyens de nommer vos projets et des noms de code à donner à vos clients. Pour moi, je garde cela aussi simple que possible. J'utilise AA-MM comme code de référence pour tous les projets, cela les maintient organisés chronologiquement sans être trop réfléchis.
Remarque sur l'utilisation des dates dans votre organisation :vous souhaitez utiliser un format commençant par l'année, suivi du mois, puis du jour. Cela se lirait donc comme AA-MM-JJ. La raison en est que si vous faites un travail qui s'étend sur plusieurs années, alors toutes les fois où vous avez commencé un travail au mois de mai se regrouperont quelle que soit l'année de production.
Cette méthode facilite également le tri rapide et facile des projets plus anciens dans des dossiers de stockage froid.
Accès à distance
Dans le cadre de la gestion d’une entreprise de post-production, vous savez que le travail ne s’arrête jamais même si vous décidez de vous éloigner du bureau. Bien sûr, vous devez vous assurer de vous accorder suffisamment de repos et de temps libre, mais vous devez également permettre d'accéder à votre machine à distance si vous en avez besoin. Comme je travaille dans un bureau éloigné de chez moi, je me connecte fréquemment à mon ordinateur pour récupérer un fichier que j'ai oublié ou configurer un rendu que je ne peux pas configurer depuis chez moi.
Il existe plusieurs voies à suivre lorsqu’on envisage l’accès à distance. Personnellement, je n’ai pas l’intention de véritablement « travailler à distance ». Je considère l’accès à distance comme un outil nécessaire pour m’assurer de pouvoir accéder à distance aux fichiers dont je pourrais avoir besoin, mais je n’ai pas l’intention d’effectuer de véritables modifications à distance. L'outil parfait pour moi, dans ce cas, est Chrome Remote Desktop. Non seulement c'est gratuit, mais comme je suis déjà un utilisateur de Google et Chrome, il s'interface parfaitement avec mon espace de travail existant.
Dans le passé, j'ai utilisé TeamViewer. Je l'ai aimé, mais le prix d'un abonnement est trop cher pour l'utilisation que je compte en faire.
Communication
Dans le monde de la post-production, la communication est essentielle. Vous devrez communiquer avec des collaborateurs, avec les membres de l'équipe sur un projet sur lequel vous travaillez et avec des clients et fournisseurs externes. Cela signifie de nombreux outils de communication. J'ai trouvé quelques conseils efficaces pour communiquer.
Si vous n’avez pas entendu parler de Superhuman, il est temps d’y jeter un œil. J'ai fait un test et j'ai été très impressionné. En fin de compte, j'ai fini par ne pas continuer avec un abonnement parce que j'avais l'impression que le temps que je gagnais ne valait pas le coût que je payais, et en tant que partisan du concept Inbox Zero, je n'ai pas nécessairement besoin d'un service qui m'aide avec mon courrier électronique. Cela étant dit, je connais plusieurs personnes qui en ont besoin.
Peu importe ce que vous faites avec le courrier électronique, une chose est essentielle. Utilisez soit une seule adresse e-mail, soit si vous n'avez pas d'autre choix que d'utiliser plusieurs adresses e-mail, assurez-vous qu'elles résident toutes sur une seule plate-forme, qu'il s'agisse de Mail, Outlook, Superhuman ou quelque chose de comparable.
Discuter
Malheureusement, les applications de chat ont été pour moi le plus grand défi à surmonter. Je dois actuellement garder un œil sur Slack, Discord, Facebook Messenger, Whatsapp et GChat. Il y a tout simplement trop d'applications de chat auxquelles il faut prêter attention, et jusqu'à présent, je n'ai pas trouvé de solution simple pour regrouper toutes ces discussions en un seul endroit.
Dans cet esprit, si vous envisagez d'utiliser le chat pour parler avec des clients, des fournisseurs ou des collaborateurs, je suggère fortement Discord comme votre meilleur choix. Il possède toutes les mêmes fonctionnalités que Slack sans le processus de connexion complexe. J'étais un utilisateur inconditionnel de Slack, mais j'ai lentement évolué vers Discord et j'espère éventuellement migrer toutes mes chaînes Slack vers les chaînes Discord au fil du temps.
Téléphone
Si vous êtes un utilisateur Mac et iPhone, assurez-vous d'utiliser les appels Wi-Fi et FaceTime Audio sur votre ordinateur. Chaque fois que vous avez besoin de passer des appels téléphoniques, vous pouvez les passer directement depuis votre ordinateur au lieu d'avoir besoin d'utiliser votre appareil mobile. Cela permet de réduire les distractions mobiles faciles comme Instagram ou TikTok qui impliquent un défilement sans fin.
Vidéoconférence
Enfin, vous aurez probablement besoin d’une visioconférence. Zoom est l’outil principal pour cela, et c’est vraiment génial. J'ai dû utiliser Google Meet à plusieurs reprises et j'ai trouvé que la qualité vidéo laissait à désirer et que la facilité d'utilisation était difficile.
Si vous utilisez Zoom uniquement pour des vidéoconférences individuelles, aucun abonnement n'est nécessaire. Une astuce que j'ai pour les utilisateurs de Zoom consiste à configurer une salle Zoom toujours ouverte à l'aide de votre lien personnel et à prédéfinir les paramètres pour que le partage d'écran soit toujours activé.
Je conserve à tout moment une copie de mon lien Zoom sur un bloc-notes de mon ordinateur afin de pouvoir rapidement déposer le lien dans une discussion et demander à mes collaborateurs de passer immédiatement un appel avec moi.
Si vous utilisez Slack ou Discord, n’hésitez pas également à utiliser leur incroyable fonctionnalité de chat vidéo intégrée. Vous n'avez pas toujours besoin d'une autre application, simplifiez autant que possible.
Créer un système organisationnel
Si les e-mails, l'accès à l'ordinateur, les médias et les fichiers de projet ne suffisent pas, vous devriez également penser à une sorte de système d'organisation pour vous aider à suivre le travail que vous devez effectuer.
Heureusement, les applications géniales ne manquent pas, dont la plupart peuvent être utilisées gratuitement. J’utilise une combinaison de trois choses pour suivre tout mon travail, et c’est un peu peu orthodoxe. Pour suivre les projets, prévoir les coûts et garder un œil sur ce que je dois faire lorsque j'utilise Airtable. J'ai mis en place un tableau qui garde une trace des offres de travail que j'ai lancées, des projets en rotation active et des projets terminés et terminés. Airtable est rapide, facile à utiliser et rapidement consultable.
Cahiers numériques
Pour la prise de notes, j'utilise Sublime. C'est peut-être l'un des choix les plus peu orthodoxes, car il existe des tonnes d'excellentes applications de prise de notes comme Notion. Cependant, j'aime que les choses soient aussi simples que possible, et Sublime atteint cet objectif pour moi. Je garde Sublime ouvert à tout moment et minimisé, et à tout moment, il me suffit d'accéder au logiciel, d'appuyer sur ma touche de raccourci pour une nouvelle page et de commencer à taper. Pas de chichi, pas de titre, pas de décalage d'aucune sorte, il suffit de taper. Pour moi, cela fonctionne rapidement et efficacement. Les notes que je prends dans Sublime sont généralement copiées ultérieurement dans la cellule appropriée d'Airtable qui se connecte à ce client ou projet pour être conservées.
Enfin, j'utilise QuickBooks en ligne pour la facturation et la comptabilité. Il est peu probable que vous trouviez un logiciel de facturation entièrement gratuit. J'ai travaillé avec Bill.com avec Wave et je trouve personnellement que QuickBooks Online est le meilleur du groupe. La seule chose avec laquelle j'ai des problèmes est leur modèle de facture, qui, à mon avis, n'offre pas suffisamment de personnalisation pour créer et envoyer des factures modernes.
QuickBooks en ligne, tout comme la plupart des logiciels de comptabilité, peut vous aider à générer vos rapports P&L, à prévoir l'avenir et à suivre le montant que vous facturez, qui vous doit quoi et quand, et peut même accepter les paiements ACH et par carte de crédit. De plus, QuickBooks en ligne dispose d'un tout nouvel outil de suivi du temps si vous souhaitez suivre votre temps avec précision.
Simplifiez vos flux de travail
Cela peut paraître beaucoup, mais en fait, c'est l'un des articles les plus longs que j'ai écrit pour OWC. Mais en réalité, diriger une entreprise, aussi petite soit-elle, est une tâche de grande envergure. Le conseil le plus important que je puisse donner à tous ceux qui ont du mal à comprendre les tenants et les aboutissants de la gestion de leur propre société de post-production est de simplifier tout ce que vous faites.
Lorsque j'ai commencé, j'utilisais toutes sortes de feuilles de calcul, différents outils de suivi du temps, je gérais mal ma Dropbox et mes dossiers clients et, de manière générale, je me rendais la vie plus difficile. Ce n’est que lorsque j’ai simplifié mon système que j’ai gagné du temps tout au long de la journée. Et finalement, ce que j'ai trouvé qui fonctionne le mieux pour moi, c'est de m'éloigner de l'ordinateur pendant une minute et d'utiliser du vieux papier ordinaire et un Sharpie pour suivre ce sur quoi je travaille. Écrire ce que je dois faire chaque jour lorsque j'entre dans mon bureau définit une intention positive pour la journée de ce que j'espère accomplir et aide à éviter d'éviter des tâches importantes, mais ennuyeuses, dont je sais qu'elles doivent être accomplies.