Les défis liés à la post-production sont nombreux, mais l’un des plus importants à surmonter est peut-être la question de savoir comment gérer les énormes quantités de stockage que vous devrez gérer régulièrement. Il existe d'innombrables solutions, depuis un réseau de disques durs externes jusqu'à un grand stockage RAID ou un stockage en réseau (NAS) sur site.
Les solutions NAS comme l'OWC Jellyfish constituent un investissement particulièrement judicieux car elles fonctionnent non seulement comme un stockage local, mais incluent également un protocole permettant de créer un serveur d'accès à distance sur lequel vous pouvez travailler avec vos images à distance. Et même si un NAS constitue une solution polyvalente et évolutive qui évoluera parallèlement à votre entreprise, les petites opérations de post-production, ou celles qui viennent tout juste de démarrer, pourront peut-être utiliser une solution de stockage cloud comme Dropbox pour gérer leurs données.
C'est ce que je fais. Laissez-moi vous expliquer comment je procède et comment vous pouvez utiliser un système comme celui-ci pour vous-même.
Configurer Dropbox
Un aperçu rapide de Dropbox si vous n'êtes pas déjà familier :
Dropbox est, comme Google Drive, une solution de stockage cloud pour vos fichiers. Il possède une interface Web qui fonctionne très bien, mais le véritable pouvoir réside dans l’interface de synchronisation du bureau. Lorsque vous synchronisez votre dossier Dropbox sur votre ordinateur, les fichiers de votre Dropbox apparaissent dans un dossier dédié sur votre disque dur.
Dropbox dispose de deux outils puissants pour gérer ce stockage.
Synchronisation intelligente
Avec Smart Sync, vous pouvez sélectionner un dossier sur votre ordinateur et demander à Dropbox de le créer uniquement en ligne. Cela signifie que le dossier sera toujours visible sur votre disque dur, mais il n'occupera pas d'espace.
Synchronisation sélective
Avec la synchronisation sélective, vous pouvez indiquer à Dropbox de synchroniser ou non un dossier sur votre ordinateur. Il restera en sécurité sur votre compte Dropbox, mais il n'apparaîtra pas sur votre ordinateur.
Je compte beaucoup sur Smart Sync pour mon flux de travail, que je détaillerai ci-dessous.
Fonctionnement de Dropbox sur ordinateur
Lorsque vous travaillez avec des fichiers dans votre dossier Dropbox sur votre ordinateur de bureau, chaque fois que vous modifiez un fichier, qu'il s'agisse d'un fichier Word ou d'un fichier de projet Premiere, Dropbox reconnaît que les fichiers ont été modifiés et commence immédiatement à télécharger les nouveaux fichiers sur le cloud. Il remplace la version cloud du fichier qui s'y trouvait par votre nouvelle version, mais il conserve une copie des modifications dans le dossier au cas où vous auriez besoin de revenir à une ancienne version d'un fichier.
Pour les petits fichiers tels que les images JPG, les feuilles de calcul et les fichiers de projets vidéo, ce processus prend moins d'une seconde avec des vitesses de téléchargement/téléchargement standard de 100 Mbit/s/10 Mbit/s.
De plus, tous les fichiers ajoutés directement au cloud via la plate-forme Web ou par un autre utilisateur partageant un dossier avec vous seront automatiquement mis à jour et remplis sur le dossier de bureau que vous utilisez. Pour gérer mon stockage, je suis les deux étapes suivantes.
Premier , dans mes préférences Dropbox, je demande à Dropbox de créer tous les nouveaux fichiers et dossiers qu'il extrait du cloud comme « en ligne uniquement ». De cette façon, si je partage un dossier avec un autre utilisateur et qu’il ajoute une tonne de nouveau contenu, comme des séquences, à ce dossier, cela ne commencera pas automatiquement à encombrer mes disques durs. Parce que je travaille probablement sur un projet avec quelqu'un à ce moment-là, je lui ferais savoir qu'il m'a donné de nouveaux fichiers et je déciderai si je veux ou non les synchroniser et si j'ai suffisamment d'espace pour le faire.
Deuxième , je planifie régulièrement du temps de nettoyage sur mon calendrier pour m'assurer de parcourir mon dossier synchronisé et de définir le dossier inutile sur « créer hors ligne ». De cette façon, j'actualise constamment mon espace libre disponible où je stocke mon dossier Dropbox.
Où stocker votre dossier Dropbox
En parlant de l'endroit où stocker votre dossier Dropbox, il s'agit d'une prochaine étape importante dans votre configuration. Une fois que vous décidez de synchroniser Dropbox avec votre bureau, vous devez indiquer à Dropbox où il doit résider.
Je ne saurais trop insister sur l'importance de cette décision dès le départ et j'utiliserai du texte en gros gras ci-dessous où vous devez absolument lire et prêter attention.
Si vous disposez d'un grand disque dur interne, comme moi, vous pouvez et devez stocker votre dossier Dropbox sur votre disque dur interne. C'est de loin le le plus sûr endroit pour que cela soit. De plus, si vous utilisez un PC et que vous disposez d'un deuxième disque dur installé sur votre ordinateur, stocker votre dossier Dropbox sur ce disque dur interne est également un endroit très sûr.
Si votre espace de stockage interne est limité ou si vous préférez simplement conserver votre dossier Dropbox sur un volume externe, il y a quelques règles importantes à suivre.
Un avertissement important et effrayant concernant la synchronisation des fichiers Dropbox sur un disque externe
Tout d’abord, assurez-vous que le volume externe est rapide. Cela signifie que vous voulez un SSD, probablement un lecteur NVMe. Ce disque doit être connecté via Thunderbolt 3 et alimenté par son propre source d'alimentation, pas s'appuyant sur la connexion Thunderbolt 3 pour l'alimenter.
Deuxièmement, et c'est d'une importance cruciale, assurez-vous que ce volume externe est un volume que vous ne JAMAIS SUPPRIMER DE L'ORDINATEUR. Permettez-moi de l'écrire à nouveau en caractères gras :NE JAMAIS RETIRER CE DISQUE DE L'ORDINATEUR PENDANT QUE DROPBOX EST EN FONCTIONNEMENT.
Voici ce qui se passera si vous le faites. Dropbox examine constamment ce dossier sur votre bureau et se demande si quelque chose a été modifié afin de pouvoir enregistrer ces modifications et les propager dans le cloud. Si vous supprimez le disque dur avant de mettre en pause ou de quitter Dropbox, Dropbox supposera simplement que vous avez supprimé tous les fichiers du dossier et commencera à faire de même sur le cloud. Cela semble effrayant ? C'est vrai !
Heureusement, Dropbox dispose de 180 jours d'historique enregistrés sur le cloud. Par conséquent, si vous commencez accidentellement à supprimer des fichiers qui n'auraient pas dû être supprimés, vous pouvez demander à Dropbox de restaurer ces fichiers. Mais il ne s'agit pas d'une "carte pour sortir de prison", vous devez quand même adopter de bonnes habitudes de stockage dans le cloud, car la dernière chose que vous voulez est d'effacer définitivement par inadvertance des fichiers et des dossiers.
Travailler avec des projets vidéo et des collaborateurs
Dropbox est idéal pour une variété de cas d’utilisation. Ils ont un compte d'entreprise pour les grandes équipes, mais si vous êtes une petite équipe et avez besoin d'un stockage illimité, Dropbox au moment d'écrire ces lignes propose une équipe de trois personnes pour 20 $/utilisateur avec un minimum de trois utilisateurs. Cela signifie que pour 60 $/mois, vous pouvez avoir un compte Dropbox illimité et trois utilisateurs, dont vous, l'administrateur.
Je ne suis qu'une personne seule qui dirige une petite entreprise de post-production avec des pigistes ou des stagiaires occasionnels. Voici comment j'utilise Dropbox pour organiser les choses.
Rester organisé avec plusieurs membres de l'équipe
Lorsque vous configurez un compte Dropbox avec plusieurs membres de l'équipe, chaque membre de l'équipe aura accès à deux zones de Dropbox, à son dossier personnel et au dossier principal. Ils n’auront accès aux dossiers personnels de personne d’autre.
Je garde tous les projets de l'entreprise dans mon dossier personnel. De cette façon, ils sont protégés de tout utilisateur extérieur que je pourrais ajouter à l'équipe à tout moment, qu'il s'agisse d'un stagiaire à court terme ou d'un freelance à court terme.
Les dossiers dans lesquels je prévois de collaborer, je les partage simplement avec l'autre utilisateur, en attendant qu'il dispose de son propre compte Dropbox et qu'il soit capable de partager de grandes quantités de données avec moi. Demandez toujours à l’avance avant de faire cela. Contrairement à Google Drive, si vous partagez un dossier avec un autre utilisateur Dropbox, vous devez tous deux disposer de la capacité de stockage disponible sur votre compte Dropbox pour vivre dans ce dossier. Sur Google Drive, seul le propriétaire du dossier doit disposer de la capacité de stockage disponible.
Travailler avec les membres de l'équipe
Lorsque vous souhaitez travailler avec un membre de l'équipe à plus long terme, quelqu'un qui travaillera régulièrement sur des projets avec vous et qui devrait avoir accès aux fichiers et aux dossiers sans avoir besoin de son propre compte Dropbox personnel, cette méthode explique comment le configurer.
Tout d'abord, créez un nouvel utilisateur sur votre compte Dropbox dans la console d'administration. Invitez un membre de votre équipe.
Une fois invités, sur leur compte Dropbox, ils verront un dossier personnel avec leur nom et tous les fichiers ou dossiers que vous avez laissés en dehors de votre dossier personnel. Si vous êtes comme moi, vous n'avez probablement aucun fichier ou dossier en dehors de votre utilisateur personnel.
Ce prochain conseil est spécifique aux utilisateurs de Mac. Les ordinateurs Mac formatés au format de fichier APFS présentent un avantage unique lorsqu'il s'agit de dupliquer des fichiers et des dossiers sur votre ordinateur. Si vous prenez des fichiers et les dupliquez à un autre endroit de votre disque dur, ces fichiers en double n'occuperont plus d'espace sur votre ordinateur grâce au format de lecteur APFS.
Si vous avez choisi de stocker votre compte Dropbox sur un SSD externe, vous pouvez vous demander si vous souhaitez ou non formater ce disque en APFS. Dans mon article sur les formats de lecteur, j'explique cela plus en détail.
Les projets que j'ai l'intention de partager avec un autre membre de l'équipe sont dupliqués de mon dossier personnel vers le dossier principal Dropbox afin que moi-même et le membre de mon équipe puissions les voir. De cette façon, je peux rapidement récupérer une copie du fichier de projet de mes coéquipiers lorsqu'ils ont fini de travailler dessus et la retirer de leur dossier et la remettre dans mon dossier où ils ne peuvent plus le modifier. Cela protège le fichier du projet contre toute modification après avoir déjà noté que je vais le reprendre et continuer à travailler dessus moi-même.
Je peux continuer à faire ce processus avec divers projets, en les dupliquant si nécessaire et en les supprimant si nécessaire.
Restauration des fichiers supprimés et rembobinage des dossiers
Comme je l'ai mentionné plus tôt dans l'article, vous avez le pouvoir de restaurer des fichiers qui ont été supprimés ou de rembobiner un dossier entier à un moment antérieur. Dans le cas improbable et malheureux où vous auriez besoin d'utiliser cette fonctionnalité, Dropbox fournit 180 jours de sauvegardes d'archives.
Je ne prendrais pas l'habitude d'utiliser cette fonctionnalité, car elle suggère que vous utilisez Dropbox de manière incorrecte et que vous supprimez des fichiers plus souvent que vous ne le devriez, mais c'est un outil puissant, en particulier lorsque vous travaillez avec des collaborateurs dans des dossiers que vous partagez, où un collaborateur peut supprimer des fichiers sans avertissement, gâchant ainsi votre projet en cours.
Alternatives à Dropbox
Si vous avez entendu des histoires d'horreur à propos de Dropbox, croyez-moi, moi aussi. Cependant, je n'ai jamais eu de problèmes et mon expérience avec Dropbox a été tout simplement positive, y compris les moments où j'ai dû travailler avec leur équipe de service client, par téléphone et par chat en ligne.
Cela étant dit, je comprends le pouvoir des publications en colère sur Facebook. Si vous souhaitez éviter complètement Dropbox, il existe de nombreuses alternatives.
Box.com est un homologue similaire de Dropbox. Il existe quelques différences. D’une part, il n’y a pas de Smart Sync, vous pouvez choisir de synchroniser ou non avec votre ordinateur et c’est tout. La possibilité de faire ce choix doit se faire via la plateforme Web, vous ne pouvez pas le faire depuis votre bureau. De plus, les prix de Box.com sont trompeurs :si vous souhaitez stocker des fichiers plus volumineux, tels que des images d'une Arri Alexa, vous devrez peut-être mettre encore plus à niveau votre compte. À terme, Box.com pourrait s'avérer prohibitif. J'utilise personnellement Box.com pour les clients qui exigent que je sois conforme au TPN, et je ne l'utiliserais pas pour d'autres raisons. La synchronisation est lente, échoue souvent et l'interface est maladroite.
Google Drive est une option de stockage bien connue, et à juste titre, car elle est fournie avec votre courrier électronique. Cependant, Google Drive est l'un des moyens les plus mauvais de stocker des fichiers volumineux et de les partager avec des collaborateurs. Leur plate-forme de bureau fonctionne comme un volume monté, similaire à Lucid Link, mais la synchronisation est compliquée et lente. Le partage de fichiers, en général, sur Google Drive est complexe et aboutit souvent à des liens qui finissent par obliger l'autre utilisateur à demander l'accès même si vous venez de partager le lien avec lui. Et puis il y a ça…
LucidLink est un outil puissant pour les éditeurs vidéo, mais ce n'est pas une solution de stockage à long terme. LucidLink doit être considéré comme un stockage actif, ce qui signifie que vous ne l'utiliserez pas pour archiver à long terme. Pour cela, vous pouvez envisager un flux de travail incluant LucidLink pour l'édition et Amazon Glacier pour le stockage froid à long terme. Cependant, même si j'aime le concept derrière LucidLink, la mise en place de ce flux de travail sera complexe, longue et coûteuse. De plus, si vous n’êtes pas obligé de modifier à partir de LucidLink, vous ne devriez pas le faire. C'est idéal pour les équipes travaillant à distance sur un seul projet, mais si vous êtes capable de travailler localement, vous devriez le faire.
Quel que soit votre choix, si Dropbox peut être le bon choix pour vous, ces trucs et astuces pour utiliser la plateforme devraient vous permettre d'être opérationnel rapidement et d'utiliser la plateforme de manière intelligente.