Lorsque l'information est présentée graphiquement, la plupart des gens la comprennent plus vite et mieux. Les emojis, les GIF, les captures d'écran et les vidéos sont devenus monnaie courante dans les conversations quotidiennes. C'est aussi vrai au travail.
C'était vrai lorsque la plupart d'entre nous travaillaient dans des environnements de bureau typiques, et c'est encore le cas aujourd'hui lorsque tant d'entre nous travaillent dans des équipes distantes ou hybrides. Par conséquent, il est encore plus essentiel pour les entreprises d'adopter les graphiques et la vidéo. Pourquoi tant d'entreprises comptent-elles sur de longs e-mails et des appels Zoom interminables pour communiquer à distance ?
« C'est comme ça qu'on a toujours fait, et ça marche parfaitement ! est la réponse simple pour la plupart des entreprises, PDG et managers. Mais voici le problème :ce qui a fonctionné hier peut ne pas fonctionner aujourd'hui, surtout lorsqu'il existe des alternatives plus efficaces.
Les entreprises qui tardent à innover ou à mettre à jour leurs procédures prendront du retard. Trouver de nouvelles et meilleures façons de s'engager en ligne avec des collègues nécessite un travail hybride, et les graphiques et la vidéo sont essentiels pour une communication efficace sur le lieu de travail (que ce soit à distance ou en personne). Les entreprises peuvent trouver difficile de communiquer avec leurs équipes distantes, en particulier lorsque les employés n'ont pas eu suffisamment de temps pour s'adapter au nouvel environnement de travail.
La connexion personnelle qui se produit lorsque des équipes partagent un espace disparaît. Cela ouvre la porte aux malentendus et à la désinformation. Alors que les plateformes de chat d'équipe et les e-mails sont populaires en ce moment, la communication visuelle est une autre approche pour garder les employés distants sur la même longueur d'onde.
Une image peut transmettre mille mots de manière concise et opportune - 40 % des consommateurs préfèrent les images au texte. C'est pourquoi les équipes contraintes de travailler à distance devraient utiliser davantage la communication visuelle pour rester en contact.
Nous comprenons. Le changement est difficile. Vous avez beaucoup à faire. Votre équipe est pleine à craquer. Et apprendre à créer des photos et des vidéos (surtout si vous ne l'avez jamais fait auparavant) peut être intimidant.
Mais que se passerait-il si créer des images et des films de qualité professionnelle pour communiquer était plus simple dans de nombreuses circonstances que de taper un e-mail long et ennuyeux ?
Oui, c'est !
Et surtout, la communication asynchrone convient à votre entreprise et à vos collaborateurs. Vous serez plus productif, ferez moins d'erreurs et éviterez les boucles de rétroaction.
De plus, votre personnel sera plus engagé qu'il ne l'a jamais été.
De nombreuses entreprises et universités ont exhorté leurs employés à travailler à distance en raison des incertitudes posées par Covid-19. Comme plus de 25 % de la main-d'œuvre américaine travaille déjà à domicile au moins une partie du temps, les nouvelles restrictions obligeront de nombreux employés - et leurs superviseurs - à travailler hors du bureau pour la première fois, les séparant les uns des autres.
Bien qu'il soit généralement préférable de définir à l'avance des politiques et une formation claires en matière de travail à distance, ce niveau de préparation peut ne pas être possible en temps de crise ou dans d'autres conditions en évolution rapide. Heureusement, même lorsque les managers ont peu de temps pour se préparer, il existe des activités spécifiques basées sur la recherche que les managers peuvent entreprendre sans trop d'efforts pour stimuler l'engagement et la productivité des employés distants.
Explorons comment utiliser les guides visuels à notre avantage
1. La vidéo peut être utilisée pour remplacer les réunions
Les réunions purement informatives ne devraient pas nécessiter la présence simultanée de tout le monde, même si ce lieu est virtuel. Remplacez un rendez-vous par une vidéo si vous avez des connaissances à partager avec votre équipe qui ne nécessitent pas de saisie rapide ou de brainstorming.
Les réunions ne sont plus nécessaires. Vous pouvez écrire exactement ce que vous voulez dire et le partager avec d'autres sans interruption ou faire dévier les conversations.
Utilisez diverses alternatives pour enregistrer votre écran pendant que vous racontez si vous avez des diapositives à présenter. Il n'y a pas de diapositives ? Ce n'est pas un problème. Snagit peut enregistrer votre webcam pour ajouter une touche plus personnelle à votre vidéo. Avez-vous prévu une séance de brainstorming ?
Fournissez-leur toutes les informations dont ils auront besoin AVANT la réunion pour trouver des idées plutôt que de les proposer sur-le-champ. Cette méthode de présentation est plus respectueuse du temps de votre équipe. S'ils n'ont pas besoin de connaître le matériel pour le moment, ils peuvent regarder le film à leur guise. Ils peuvent toujours revenir en arrière et le revoir s'ils ont besoin d'un rappel.
De plus, ils peuvent vous contacter directement si vous avez besoin de commentaires ou s'ils ont des questions.
Les réunions qui durent normalement une heure peuvent être raccourcies à une vidéo de 20 minutes (ou moins), selon notre expérience. C'est un gain de temps considérable !
2. Autoriser les commentaires visuels
Parce que vous faites probablement quelque chose de similaire, c'est l'une des meilleures méthodes pour commencer à utiliser des images au bureau et dans les interactions à distance.
Presque tout le monde a dû relire et réviser un document écrit par quelqu'un d'autre. Nous l'imprimons, sortons notre stylo rouge et écrivons des notes sur les pages imprimées où les ajustements suggérés doivent être faits.
3. Créez du contenu pour l'intégration et la formation spécialisée qui est toujours d'actualité
Les nouvelles recrues doivent recevoir les outils et les informations nécessaires pour réussir dans leurs nouveaux postes. La formation en face à face est difficile à trouver dans une situation éloignée, mais la création de contenu de formation vidéo et visuel peut grandement contribuer à les mettre sur la bonne voie.
Le contenu graphique et vidéo a du sens pour tout, de la formation du premier jour au développement continu du personnel.
4. Contenu pour l'intégration et la formation
C'est pratique pour apprendre à utiliser les systèmes RH ou accéder au réseau. Vous pouvez même créer une petite vidéo répondant à quatre (ou six, ou dix) des questions les plus courantes des nouvelles recrues. Il est également entièrement évolutif. Vos guides pratiques, aides aux tâches et courtes vidéos de formation peuvent être utilisés par un, 100, 1 000 employés ou plus.
Cela a plus de sens même pour les petites entreprises. Même lorsque vous ne vous entraînez pas, votre contenu de formation peut vous aider. Vous pourrez passer moins de temps loin de votre travail et plus de temps sur d'autres projets. L'adoption d'un système de gestion des connaissances robuste qui contient LMS comme l'un de ses modules peut aider ici.
5. Fournir une formation et une assistance entre pairs (c'est-à-dire l'apprentissage social ou la formation informelle)
Même si nous ne nous considérons pas comme des formateurs, la plupart d'entre nous ont dû démontrer comment faire quelque chose dans notre vie professionnelle.
Il peut s'agir de montrer comment inclure un message d'absence du bureau dans un e-mail ou de régler les paramètres du microphone dans une application de réunion virtuelle.
Créez une brève vidéo screencast montrant le processus au lieu d'aller dans une réunion Zoom chaque fois que quelqu'un a besoin d'aide. Vous pouvez également prendre quelques captures d'écran et créer un guide étape par étape. Contrairement aux mots, les visuels suscitent une réaction plus forte. Ils encouragent les utilisateurs à interagir avec le contenu, et les réponses émotionnelles ont un impact sur la rétention d'informations. Parce que la mémoire visuelle est stockée dans le lobe temporal médial du cerveau, où les émotions sont analysées, les émotions y sont également conservées.
Les entrées visuelles et les réponses émotionnelles sont facilement liées dans le cerveau, et les deux se combinent pour produire des souvenirs. Les représentations visuelles négatives sont particulièrement efficaces pour susciter de fortes réactions émotionnelles.
Lorsque les auteurs de cours utilisent des métaphores visuelles, même les sujets abstraits peuvent bénéficier de visuels. Des métaphores visuelles sont utilisées dans leur cours eLearning pour aider les étudiants à communiquer leurs sentiments et susciter une réaction émotionnelle similaire.
Vous gagnerez du temps dans votre journée et fournirez une référence précieuse à vos collègues lorsqu'ils ont besoin d'un rappel.
6. Répondre rapidement aux questions techniques
La création de procédures et d'outils de travail pour les requêtes les plus fréquemment posées par votre personnel informatique peut vous faire gagner du temps et des efforts. Ensuite, lorsqu'une demande arrive, ils sont préparés avec une réponse.
Des visuels et des vidéos aideront également à répondre à des questions plus complexes ou peu courantes. Lorsqu'un utilisateur a un problème ou une demande, votre équipe informatique peut prendre des captures d'écran indiquant où aller (comment résoudre) et quoi faire pour résoudre le problème. Vous pouvez également créer une vidéo screencast qui vous guide à travers diverses alternatives ou réparations possibles. Une assistance technique et une assistance client sont disponibles.
Cela fonctionne aussi pour vos utilisateurs ! Quelqu'un a-t-il soudainement reçu un nouveau message d'erreur étrange? On peut prendre une capture d'écran et l'envoyer par e-mail à son service informatique. Ils détermineront ce qui ne va pas, le répareront et le remettront en état de marche.
Sinon, si une application logicielle continue de planter, faites un enregistrement d'écran des actions que vous avez entreprises avant l'incident pour aider votre personnel informatique à identifier et résoudre le problème.
7. Pour les équipes distantes :un manuel
Tout le monde a dû faire la transition vers le travail à distance rapidement. Par conséquent, comprendre les étapes à suivre peut être difficile.
Vous pouvez rédiger un manuel décrivant les éléments suivants pour apaiser les craintes de vos employés :
- Quels outils allez-vous utiliser ?
- À quoi ressembleront les mécanismes de communication ?
- Quand et comment contacter les membres de l'équipe ?
Un playbook est un bel outil pour s'assurer que tout le monde dans l'entreprise est sur la même longueur d'onde et travaille ensemble. Ils contiennent beaucoup de texte, mais il y a aussi de la place pour les graphiques et les icônes.
Cela améliore la lisibilité puisque vous pouvez attirer l'œil vers des endroits plus importants du papier en utilisant des icônes. Et voici un avantage inattendu de la création d'un playbook :il peut être publié sur votre blog, sous forme de livre blanc pour la génération de prospects ou de contenu viral.
La majorité des entreprises sont dans le même bateau que vous. Ils ne savent pas comment s'adapter au travail à distance et demandent conseil aux autres.
8. Concevoir des présentations
Il est crucial de garder tout le monde en contact lorsque vous êtes en charge d'une équipe à distance, vous passerez donc beaucoup de temps en visioconférence.
Bien que la visioconférence aide à voir vos collègues, elle n'est pas toujours efficace dans la communication. D'une part, vous avez encore besoin d'expliquer beaucoup de choses pour faire valoir votre argument.
Ensuite, il y a le problème du décalage et des personnes qui sautent des appels, ce qui fait que des messages vitaux sont manqués.
Pour éviter ces problèmes, créez des présentations autour d'un sujet particulier, comme illustré dans l'exemple ci-dessous.
Pour le public, une présentation solide doit fournir les informations suivantes :
- À quoi vous faites référence
- Pourquoi est-ce important ?
- Que faut-il faire en réponse ?
- Prochaines étapes pour l'équipe
Vous vous retrouverez à utiliser des présentations pour diverses raisons, notamment :
- Prospection de clients
- Prédictions pour le trimestre à venir
- Définition d'objectifs
- Génération d'idées pour le contenu
- Gestion d'un projet
- Partage des connaissances
Lors de la communication avec une équipe à distance, il est essentiel de se rappeler que tout le monde travaille à domicile, avec toutes les distractions. Par conséquent, gardez vos présentations simples. Assurez-vous d'inclure :
- Arrière-plans simples et attrayants
- Images pertinentes provenant de sites d'images gratuites comme Unsplash Icons.
- Graphiques et diagrammes
- Évitez d'utiliser du texte inutile sur vos diapositives. Vous dépendez toujours d'Internet, qui peut prendre du retard, quelle que soit la technologie que vous utilisez pour présenter.
Par conséquent, évitez de prendre des risques supplémentaires et rendez votre présentation brève et agréable. Cela garantit que votre communication est reçue et traitée.
CONCLUSION
Dans le monde d'aujourd'hui, le contenu visuel domine tous les aspects de la vie, et nous vivons à l'ère de l'information visuelle. Les graphiques sont essentiels pour engager les étudiants dans les cours eLearning, car 65 % de la population sont des apprenants visuels. Il convient également de noter que si les graphiques sont mal utilisés, ils peuvent avoir un impact négatif sur l'apprentissage. Lorsque des images hors sujet s'affichent à l'écran, telles que des images purement ornementales, les apprenants essaieront inconsciemment de comprendre la signification et l'explication qui les sous-tendent.
Lorsqu'ils sont faits correctement, les visuels peuvent être plus compréhensibles que les explications textuelles ou les enregistrements audio, car ils décomposent les informations en bits plus petits et plus faciles à traiter. N'importe qui peut facilement associer des émotions à des images, ce qui rend vos cours eLearning plus attrayants et mémorables. Les visuels aident les gens à assimiler le contenu, car ils sont digérés 60 000 fois plus rapidement que le texte. Vous devez donc les utiliser pour communiquer avec des équipes distantes.
Utilisez des graphiques clairs et pertinents pour donner du contexte à votre messagerie et éviter les malentendus. Ce faisant, tout le monde sera sur la même longueur d'onde et sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs. Surtout, la communication visuelle maintiendra les travailleurs distants connectés à l'organisation.
C'est la stratégie la plus efficace pour s'assurer que vous émergez en tant qu'équipe unifiée de cette circonstance.