À l'heure actuelle, il est impossible d'ignorer l'impact du coronavirus COVID-19 sur les lieux de travail. Alors que les informations continuent d'affluer, de plus en plus d'organisations prennent des mesures préventives pour ralentir la propagation du virus.
Une solution qui mène l'effort de prévention pour de nombreuses entreprises est le travail à distance, où les employés sont soit encouragés, soit obligés de travailler à domicile afin de minimiser les contacts avec leurs pairs. Dans le contexte d'une pandémie, le travail à distance permet aux employés de suivre leurs tâches professionnelles tout en se mettant en quarantaine ou en restreignant leurs contacts avec les autres.
L'un des défis du travail à distance est que la communication en personne, sur laquelle tant d'entreprises se sont généralement appuyées, est retirée de l'équation. Heureusement, alors que la main-d'œuvre mondiale se mobilise et favorise de plus en plus le travail indépendant ou le travail à distance constant, il existe des outils à votre disposition pour maximiser les compétences de communication lorsque des barrières géographiques sont introduites.
Comment utiliser la vidéo pour le travail à distance
La vidéo est l'un de ces outils. Au milieu de cette crise sanitaire mondiale, la vidéo est le moyen idéal pour maintenir une communication en face à face sans compromettre le bien-être de quiconque. Lorsqu'il est impossible de se rencontrer en personne pour discuter d'idées ou exécuter d'autres tâches, la vidéo peut combler les lacunes.
Chats vidéo en tête-à-tête
Il existe deux options principales pour introduire la vidéo dans votre stratégie de travail à distance, et elles peuvent être utilisées séparément ou en combinaison les unes avec les autres. La première option consiste à utiliser la vidéo pour une communication en direct en tête-à-tête, qui est l'offre proposée par Zoom et d'autres plateformes de communication vidéo (Skype, GoToMeeting, etc.).
Ces plateformes remplacent efficacement l'idée d'une réunion ou d'une discussion en personne par une réunion virtuelle. Vous utilisez une webcam et un microphone, intégrés à presque tous les ordinateurs portables actuels, pour organiser une réunion numérique où vous pouvez voir et entendre les autres participants, comme vous le feriez dans une salle de conférence traditionnelle.
Il y a plusieurs avantages à cette approche. D'une part, c'est ce qui se rapproche le plus d'une réunion physique sans être réellement dans la même pièce. Vous pouvez obtenir des commentaires sur vos idées, des réponses à vos questions et toute autre information dont vous pourriez avoir besoin, et vous pouvez l'obtenir immédiatement, car les autres participants à l'appel vidéo peuvent intervenir à tout moment.
Les outils d'aujourd'hui comme Zoom simplifient également le processus. Vous n'avez pas besoin d'être un expert de la vidéo, ni même un expert du numérique, pour que cela fonctionne, car la plate-forme que vous choisissez fera le plus gros du travail à votre place. En quelques clics, vous pourrez partager votre "adresse" de salon de discussion virtuel via un lien Web, et d'autres personnes pourront cliquer sur ce lien pour rejoindre votre appel vidéo unique.
Mises à jour vidéo
Si un appel vidéo en direct ne répond pas entièrement à vos besoins, la vidéo peut également servir un autre objectif. Pour le contenu où une discussion en direct n'est pas nécessaire ou pour laquelle vous n'avez pas besoin de réponses immédiates, vous pouvez filmer une vidéo rapide de vous-même en train de donner des informations, puis l'envoyer à tous les destinataires concernés.
Dans le contexte du coronavirus en particulier, c'est un excellent moyen pour les gestionnaires et les cadres de donner des mises à jour sur le protocole et les processus qui ont été affectés par l'épidémie. Les subalternes directs peuvent également utiliser ce type de vidéo pour donner des mises à jour de fin de journée aux supérieurs hiérarchiques ou pour signaler des préoccupations ou des questions qui ne sont pas aussi urgentes.
Comme vous pouvez le constater, ces deux stratégies se complètent, de sorte que la plupart des entreprises feraient bien d'utiliser les deux. Les options de visioconférence remplissent le rôle de réunions en personne et d'autres conversations d'équipe, tandis que les mises à jour vidéo remplissent le rôle de débriefings ou de mémos d'équipe.
L'essentiel
En fin de compte, les organisations d'aujourd'hui sont toutes confrontées au même défi :équilibrer la productivité et un sentiment de normalité tout en protégeant la santé des employés. Si vous n'avez jamais utilisé la vidéo pour faire fonctionner votre organisation, c'est le moment idéal pour la tester et voir comment elle fonctionne pour votre entreprise. On ne sait jamais, peut-être trouverez-vous que la vidéo est l'outil parfait à avoir à votre disposition, pandémie ou non !