Le nouveau coronavirus (COVID-19) a laissé les organisateurs de conférences et les planificateurs d'événements du monde entier dans une situation difficile. Mais il y a de l'espoir pour les organisations qui ont dû fermer des événements en 2020 :le salon peut continuer comme une conférence virtuelle. Dans cet article, nous passons en revue trois façons différentes de configurer votre conférence virtuelle afin que vous puissiez rassembler les gens en toute sécurité.
Trois configurations de conférence virtuelle
La configuration de conférence virtuelle la plus judicieuse dépend de votre infrastructure vidéo existante et du temps dont vous disposez pour déployer de nouveaux matériels et plates-formes.
Dans tous les cas, vous pouvez soit diffuser en direct votre événement virtuel, soit enregistrer le tout et le publier sur un réseau de diffusion de contenu (CDN).
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1. Passez rapidement à une conférence virtuelle
Le gros avantage de cette approche est que vous avez probablement déjà tout ce dont vous avez besoin :une webcam intégrée ou externe et un compte YouTube ou Facebook d'entreprise.
La configuration est également très simple. Si votre webcam est externe, connectez-la à un port USB libre de votre ordinateur portable ou de bureau. Ensuite, démarrez une plate-forme de diffusion en direct gratuite comme YouTube Live ou Facebook Live, configurez votre flux (en profitant des paramètres de confidentialité que ces plates-formes offrent si vous souhaitez limiter les personnes pouvant rejoindre) et sélectionnez votre webcam comme source vidéo. Vous pouvez également enregistrer le contenu de votre conférence virtuelle et le télécharger ensuite sur votre plateforme vidéo préférée.
L'inconvénient est que la qualité de votre vidéo et de votre audio ne sera pas ce qu'elle pourrait être. Mais bien sûr, certaines organisations n'ont peut-être pas le temps de déployer du matériel audiovisuel professionnel pour sauver leur événement. Si c'est votre cas, cette approche reste un moyen infaillible d'offrir un événement virtuellement à votre public.
2. Donnez une belle apparence à votre conférence virtuelle
Les webcams sont simples à utiliser, mais leur qualité vidéo laisse à désirer. Grâce à une carte de capture USB, vous pouvez utiliser un reflex numérique, un appareil photo sans miroir ou un caméscope avec votre ordinateur portable ou votre ordinateur pour améliorer l'apparence de votre conférence virtuelle.
La configuration ne diffère pas beaucoup de l'utilisation d'une webcam :connectez simplement la carte de capture à un port USB libre et votre appareil photo à l'autre extrémité de la carte. Ensuite, votre logiciel de conférence virtuelle reconnaîtra la caméra comme s'il s'agissait d'une webcam plug-and-play.
3. Transformez votre événement virtuel en une production professionnelle
Avec le bon équipement, vous pouvez pousser votre conférence virtuelle encore plus loin en en faisant une prise de vue multi-caméras avec des dispositions personnalisées d'image dans l'image et d'autres fonctionnalités avancées.
Ce type de configuration nécessite des équipements supplémentaires comme un mélangeur vidéo, un streamer et un scaler. Certains matériels d'encodage vidéo incluent cette fonctionnalité dans un seul boîtier et offrent de nombreux autres avantages pour la production vidéo.
Un encodeur matériel est un appareil spécialement conçu pour le streaming vidéo, la capture, l'enregistrement - ou les trois. En tant qu'appliances dédiées, les encodeurs matériels fonctionnent souvent mieux que les encodeurs logiciels (c'est-à-dire le programme que vous utilisez sur votre ordinateur pour diffuser ou enregistrer). En effet, les encodeurs logiciels doivent partager des ressources avec votre système d'exploitation et tout processus actif.
Les encodeurs matériels prennent généralement en charge plusieurs entrées vidéo et une variété de connecteurs, élargissant vos options au-delà des webcams aux reflex numériques, caméscopes et autres équipements vidéo haut de gamme. Certains matériels d'encodage vidéo, comme nos Pearl-2 et Pearl Mini, incluent également des entrées audio professionnelles. Ces fonctionnalités simplifient grandement la configuration en vous permettant de connecter directement un équipement de caméra HDMI et SDI et des microphones professionnels XLR ou TRS.
Selon la plate-forme de conférence virtuelle ou le logiciel de conférence virtuelle que vous utilisez, vous devrez peut-être inclure une carte de capture USB dans votre configuration afin de pouvoir faire entrer le signal vidéo de votre encodeur matériel. Cela permettra la commutation en direct, les mises en page personnalisées et d'autres fonctionnalités spécifiques au matériel.
Tout ce dont votre conférence virtuelle aura besoin
Partir de zéro avec votre événement virtuel ? Voici ce dont vous aurez besoin en plus du matériel et des logiciels audiovisuels.
Un programme attractif
Surtout devant leurs écrans d'ordinateur, l'attention des gens peut vaciller. Trouvez un thème convaincant pour votre conférence qui retiendra l'attention de votre public. Une fois que vous avez atterri sur un sujet approprié, commencez à rechercher des conférenciers invités qui font autorité sur certains aspects de celui-ci. Vos réseaux d'entreprise et vos plateformes sociales comme Twitter et LinkedIn sont de bons points de départ.
Avant tout, vous voulez que le contenu de votre conférence soit suffisamment dynamique et engageant pour attirer votre public et retenir son intérêt. Les mêmes principes de planification d'un webinaire s'appliquent ici.
Logiciel de conférence virtuelle ou plate-forme de conférence virtuelle
Il existe de nombreux outils différents qui peuvent prendre en charge une conférence virtuelle - qu'il s'agisse d'une application de webinaire comme ON24, d'une solution spécialement conçue comme vConferenceOnline, d'un logiciel de visioconférence comme Zoom, d'un réseau de diffusion de contenu privé (CDN) comme Vimeo, ou même d'un plates-formes gratuites telles que YouTube ou Facebook. Faites votre choix en fonction de ce qui soutiendra votre plan global de conférence virtuelle. Par exemple, si vous souhaitez facturer des frais d'accès, assurez-vous que la plate-forme que vous utilisez inclut un système de paiement ou de monétisation.
Les bons outils marketing
Vous pourriez avoir le programme de conférence le plus captivant de la planète, mais personne ne se montrera si vous ne faites pas passer le mot. Utilisez les outils dont vous disposez à votre avantage - le site Web de l'entreprise, les listes de diffusion, les pages de médias sociaux, etc. - et envisagez d'en ajouter de nouveaux à votre arsenal. Créez des publicités ciblées pour Facebook ou Google. Créez un site Web ou un microsite qui présente le thème, l'ordre du jour de la conférence, les biographies des conférenciers et d'autres informations pour susciter l'intérêt. Filmez et partagez une courte vidéo qui donne aux gens une idée de ce qui les attend s'ils y assistent.
Automatisation robuste des e-mails
Les personnes inscrites à un événement aiment souvent qu'on leur rappelle que la date approche. C'est aussi un bon geste marketing de communiquer avec les inscrits par la suite - pour partager un lien vers la version VOD (gratuite ou non), pour rappeler un produit ou un service présenté lors de la conférence, etc. Vous voudrez un service comme ActiveCampaign, ConverKit , ou Campaign Monitor pour automatiser ces communications.
Équipement de qualité
Une conférence virtuelle à haute valeur de production reflétera bien votre entreprise et maintiendra l'engagement des gens. Les téléspectateurs ne resteront probablement pas si votre qualité vidéo et audio est mauvaise. Assurez-vous d'avoir la bonne technologie pour donner à votre conférence une ambiance professionnelle. Cela signifie une caméra de haute qualité, un bon microphone, un bon éclairage et un superbe ensemble. Vous pouvez acheter ou louer cet équipement et l'installer vous-même, ou faire appel à une société de production audiovisuelle pour tout faire à votre place.
Si vous voulez vraiment épater les participants à la conférence virtuelle, vous pouvez aller encore plus loin avec une prise de vue multi-caméras ainsi que des dispositions personnalisées d'image dans l'image et d'autres fonctionnalités avancées. Ce type de configuration nécessiterait des équipements supplémentaires tels qu'un mélangeur vidéo, un streamer et un scaler. (Nos encodeurs matériels Pearl, le Pearl Mini et le Pearl-2, incluent tout cela dans un seul appareil.)
La conférence virtuelle :Un format éprouvé pour votre événement
Bien que l'idée de conférences virtuelles ait pris de l'importance en 2020, le concept existe depuis un certain temps. Voici quelques exemples de conférences virtuelles du passé :
- L'entreprise de technologie vidéo Kaltura a vu le potentiel en 2012, lorsqu'elle a organisé le premier Kaltura Education Video Summit. Des milliers de personnes ont assisté virtuellement ou téléchargé un enregistrement de l'événement, qui comprenait des discours prononcés par des dirigeants des secteurs de l'éducation, de l'apprentissage et de la formation.
- En avril 2018, Drip a organisé sa deuxième conférence virtuelle Au+oma+ed, qui a réuni 14 experts du commerce électronique et a attiré plus de 20 000 inscriptions.
- En août 2018 également, Wistia a organisé CouchCon, un événement virtuel composé d'un discours d'ouverture en direct et de discours préenregistrés par des experts en marketing de LinkedIn, TechSmith, Buffer et d'autres. Près de 1 700 participants du monde entier ont participé virtuellement à la CouchCon 2018.
Avantages des conférences virtuelles
Même en dehors de ces circonstances exceptionnelles, organiser une conférence virtuelle a du sens. Voici cinq raisons :
1. Réduire les coûts
Les conférences virtuelles ont tendance à coûter beaucoup moins cher que celles en personne. En effet, le passage au virtuel élimine une grande partie des nombreuses dépenses associées aux conférences traditionnelles. Les frais de location de salle vont à eux seuls de 500 $ à 20 000 $. Ajoutez à cela les frais de permis et de licences, les repas avec traiteur, l'accès Wi-Fi, les déplacements et l'hébergement, la signalisation et d'autres garanties physiques, et vous vous retrouvez face à une dépense énorme, et à des prix de billet élevés pour compenser.
Rien de tout cela ne veut dire que l'organisation d'une conférence virtuelle réussie n'est pas sans dépenses. Au départ, votre entreprise devra probablement investir dans (ou louer) de nouvelles technologies, outils et services pour rendre cela possible. Mais tout cela coûterait quand même moins cher que de réunir tout le monde sous un même toit. Vous êtes également configuré pour héberger plus de conférences virtuelles plus tard. Tout équipement que vous achetez peut également être utile pour les webinaires et autres travaux vidéo en direct.
2. Atteignez beaucoup plus de personnes
Lorsque votre conférence est virtuelle, la participation n'est pas limitée par la taille d'un lieu ou par qui peut se permettre de s'y rendre. C'est en partie ce qui se cache derrière les gros chiffres que Kaltura, Wistia et Drip ont tirés avec leurs événements. Les gens peuvent se connecter de n'importe où dans le monde - à la maison, au bureau ou en déplacement - et à tout moment, si l'événement est enregistré et mis à disposition à la demande.
Vous pouvez facturer des frais pour télécharger la version vidéo à la demande (VOD) ou la rendre gratuite. Les deux options ont leurs avantages. L'itinéraire gratuit peut attirer encore plus d'attention sur votre contenu, car les téléspectateurs peuvent alors facilement le partager en ligne.
Il convient également de noter que le passage au virtuel n'exclut pas l'un des principaux arguments de vente pour de nombreux participants à la conférence :le réseautage. Des plateformes comme ON24 et Zoom permettent de mettre en place des réseaux virtuels et des salles de sous-commission que les participants peuvent utiliser tout au long de l'événement. Certaines solutions prennent même en charge les salles d'exposition virtuelles, où les participants peuvent en savoir plus sur les produits et services et discuter avec les fournisseurs.
3. Faites venir des experts de n'importe où
Il est beaucoup plus facile de présenter votre conférence à des conférenciers potentiels lorsqu'ils peuvent contribuer au contenu facilement depuis leur domicile ou leur bureau. Sinon, prendre la parole lors d'une conférence peut être une tâche difficile, car cela signifie prendre le temps de s'y rendre et d'y être.
Il existe plusieurs façons de traiter les discours lors de votre conférence virtuelle. Vous pouvez les diffuser en direct comme Drip l'a fait avec son discours d'ouverture. Cela peut avoir du sens pour les intervenants qui font partie de votre entreprise ou qui vivent à proximité. Mais ce que font beaucoup d'entreprises, c'est que chaque orateur pré-enregistre son discours avec un outil comme Windows Camera ou QuickTime. Ensuite, il suffit de revoir et d'éditer le contenu et de le diffuser pendant la conférence
Les conférenciers qui ne peuvent pas assister à votre conférence virtuelle ne pourront pas répondre aux questions des participants après leurs présentations. Dans tous les cas, votre événement bénéficie toujours de leur point de vue et de leur expertise, qui n'auraient peut-être pas été disponibles s'ils avaient eu besoin d'être physiquement présents.
4. Gagner de l'argent
Les conférences virtuelles offrent bon nombre des mêmes opportunités de revenus que les conférences en personne - frais de participation, parrainages, etc. Lorsqu'il s'agit d'une conférence virtuelle, vous pouvez facturer aux gens l'accès au flux en direct ou télécharger la version vidéo à la demande (VOD) par la suite. Alternativement, vous pouvez le rendre gratuit pour potentiellement attirer une plus grande foule pour la vente incitative et la génération de prospects.
Lors d'un événement organisé par Genius Network en 2017, le fondateur et PDG de CEG Worldwide, John Bowen, a partagé à quel point les conférences virtuelles peuvent être rentables sur la base de son expérience en organisant trois événements distincts. Avec très peu de marketing, 10 % des 2 600 personnes qui se sont présentées ont acheté des forfaits d'une valeur de 100 $. Les événements ont collectivement rapporté 500 000 $ à l'entreprise de Bowen et ont aidé à vendre des programmes de coaching et à attirer des investisseurs. Des résultats comme ceux-ci suffisent à faire remarquer n'importe quelle entreprise.
5. Recueillir des données et des prospects
Les plates-formes de conférence virtuelles peuvent souvent vous en dire beaucoup sur les participants à la conférence :à quelles sessions ils ont assisté et pendant combien de temps, avec quels stands ils ont interagi dans le hall d'exposition virtuel, et plus encore. Ce type d'informations est inestimable pour développer un contenu ciblé et pour rendre votre prochaine conférence virtuelle encore plus réussie. Demander aux inscrits de s'inscrire aux envois d'e-mails ou exiger un e-mail pour accéder à la version VOD peut également être efficace pour la génération de prospects.
Faites de votre conférence virtuelle un moment inoubliable
Les encodeurs matériels Epiphan Pearl sont les solutions de streaming vidéo et d'enregistrement parfaites pour les conférences virtuelles. Les Pearls disposent d'un écran tactile intégré unique pour la commutation en direct, la surveillance de la confiance, la sélection de disposition personnalisée, etc., ainsi que plusieurs entrées vidéo et audio professionnelles.
Découvrez comment nos encodeurs vidéo et autres produits peuvent soutenir vos ambitions de conférence virtuelle. Si vous avez des questions, adressez-vous à l'un de nos spécialistes produits. Ils se feront un plaisir de vous aider !