Selon un rapport de juillet 2020 de Grand View Research, les événements virtuels devraient être multipliés par près de dix au cours de la prochaine décennie. D'ici 2030, l'industrie devrait atteindre 774 milliards de dollars.
De toute évidence, il y a beaucoup de potentiel inexploité dans l'espace des événements virtuels. Mais organiser un événement de diffusion en direct réussi et engageant est plus facile à dire qu'à faire. Pourquoi? D'une part, les éléments et les tactiques qui fonctionnent bien lors d'un événement physique ne se traduisent pas nécessairement dans l'espace virtuel. D'autre part, comme nous le savons tous, la technologie a tendance à échouer au moment où nous en avons le plus besoin.
Cela laisse aux entreprises un défi unique cette année :comment exceller dans les événements virtuels et positionner votre marque avant que le secteur n'explose vraiment ?
Nous vous expliquerons ce que nous avons appris dans cet article, mais voici un indice sur la clé à retenir :n'ayez pas peur d'apporter des renforts pour compléter vos points faibles. Qu'il s'agisse d'embaucher une société de production pour prendre en charge le processus de diffusion en continu, de faire appel à des talents professionnels pour diriger l'émission ou de travailler avec un planificateur d'événements pour gérer tous les petits détails, il n'y a aucune honte à confier les rênes aux experts.
Cela étant dit, voici notre répartition des éléments essentiels d'un événement de diffusion en direct gagnant.
1. Logiciel
Tout d'abord, il est important de choisir la bonne plateforme pour organiser votre événement. Le zoom a tendance à être la valeur par défaut pour de nombreuses marques ces jours-ci, mais ce n'est pas votre seule option. Découvrez des alternatives telles que BlueJeans, GoToMeeting, Crowdcast ou toute autre plate-forme conçue pour héberger de grandes audiences virtuelles en direct.
Lorsque vous affinez vos choix de logiciels, assurez-vous de comprendre vos besoins spécifiques. Si vous attendez environ 50 participants à votre événement virtuel, vous n'avez pas nécessairement besoin de la plateforme conçue pour des milliers de personnes. D'un autre côté, si vous avez des milliers de participants, vous devrez vous concentrer sur des plates-formes capables de gérer un événement à cette échelle.
Assurez-vous également de bien préciser le nombre de conférenciers ou de panélistes que vous devrez accueillir, les régions géographiques que votre plate-forme devra prendre en charge (en fonction de l'emplacement des participants) et toute autre limitation susceptible d'entraver votre événement si vous choisissez un plate-forme incompatible.
Enfin, assurez-vous de bien comprendre comment utiliser la plateforme que vous choisissez ou faites appel à un expert. Avoir l'outil logiciel parfait est inutile si vous ne savez pas comment l'utiliser avec succès.
2. Équipage
Parlons ensuite de l'équipage. C'est un domaine où les entreprises ont tendance à se tromper avec les grands événements en direct. Bien qu'une approche de bricolage puisse bien fonctionner pour un petit événement décontracté (comme un webinaire mensuel, par exemple), si vous souhaitez organiser un événement virtuel époustouflant, c'est une bonne idée de laisser la valeur de production aux professionnels.
Nous vous recommandons de commencer par un producteur de diffusion en direct et un opérateur du son pour sécuriser les bases, puis d'évaluer à partir de là si vous avez besoin d'autres membres de l'équipe pour vous aider.
Un autre avantage ici est que les professionnels sont moins susceptibles d'être découragés par des difficultés techniques ou des défis inattendus à mi-parcours. Si l'embauche de quelques membres d'équipage fait la différence entre un événement qui se déroule bien et un événement jonché de difficultés techniques, nous pensons que la décision est claire.
3. Équipement
La considération suivante est votre équipement. Si vous engagez une équipe pour vous aider, elle sera probablement en mesure de vous conseiller sur le matériel dont vous aurez besoin pour que l'événement se déroule sans heurts. Si tel est le cas, assurez-vous de ne pas ignorer leurs recommandations sans en discuter au préalable.
Par exemple, vous voudrez peut-être choisir un micro spécifique recommandé par votre ami, mais si votre équipe se spécialise dans un appareil différent ou utilise un autre équipement qui n'est compatible qu'avec certains micros, vous ruinerez l'ensemble du processus de production en devenant un voyou dans votre choix. Une communication claire avec l'équipage est essentielle, et nous vous recommandons de vous en remettre à leur jugement dans la mesure du possible.
Lorsque vous assemblez votre équipement, assurez-vous d'envisager des plans de secours en cas de problème. Si une caméra ou un micro tombe en panne, quelle est la meilleure alternative suivante ? Si votre connexion Internet tombe en panne, qu'arrive-t-il au flux ?
Nous vous recommandons de dresser une liste de tous les éléments essentiels nécessaires au bon déroulement de votre événement et d'élaborer un plan d'urgence pour chacun d'entre eux. Comprenez ce que vous devrez faire sur le moment si quelque chose échoue et ce que cela signifiera pour votre public. Après tout, rien ne gâche mieux un événement diffusé en direct que des difficultés techniques ou une vidéo ou un son de mauvaise qualité.
4. Talents
Cela peut s'appliquer ou non à vos plans d'événement, mais il est important de le mentionner au cas où vous prévoyez d'avoir un hôte, des invités ou des panélistes vedettes, ou d'autres apparitions tout au long de l'événement. Dans votre processus de planification, indiquez très clairement qui sera à l'écran à un moment donné, à quoi ressemblera la vue pour le public (par exemple, montrerez-vous à la fois un jeu de diapositives et le visage de la personne, uniquement le visage de la personne, ou juste le jeu de diapositives avec la personne qui remplit la voix off ?), et quel message chaque personne doit transmettre.
Si vous faites appel à des talents extérieurs pour l'événement, assurez-vous de les informer d'abord de votre marque, du but de l'événement et du ton que vous adoptez (par exemple, sérieux, léger, drôle, etc.). Il est important que chaque personne qui sera présentée tout au long de la diffusion comprenne le rôle qu'elle joue dans l'ensemble et à quoi ressemble une apparence réussie dans votre esprit.
Si vous présentez des talents qui ne se connecteront pas depuis votre emplacement physique, assurez-vous que les suggestions ci-dessus concernant l'équipage et l'équipement sont également élaborées pour chaque participant. Ne présumez pas que les webcams pour ordinateur portable de tout le monde seront suffisantes :vous devrez peut-être fournir une caméra, un micro ou un éclairage supplémentaire pour atteindre la même qualité que celle que vous fournirez depuis l'emplacement principal.
5. Préparation
Enfin, mettez autant de préparation dans votre événement de diffusion en direct que vous le feriez pour un événement en personne. Il est facile d'oublier que vous êtes toujours en contact avec de vraies personnes à travers l'écran, et l'expérience que vous offrez affecte la façon dont elles percevront votre marque à long terme. Ce n'est pas parce qu'il ne s'agit pas d'un événement en personne que vous devez abaisser vos normes.
En pratique, cela signifie que vous devez avoir un ordre du jour pour l'événement, écrire un script pour toutes les remarques écrites, préparer des visuels ou des présentations à l'avance, planifier les détails de la production et faire au moins un parcours complet (bien que deux ou trois être mieux) pour attraper les points difficiles et aplanir les difficultés techniques persistantes.
Nous ne pouvons pas exprimer assez que la différence entre un événement de diffusion en direct médiocre et un événement de diffusion en direct exceptionnel se résume généralement au niveau de professionnalisme. Le public peut savoir quand vous l'appelez par rapport au moment où vous avez vraiment pris des mesures pour vous assurer que vous offrez une expérience de qualité. Vous voulez faire partie de ce dernier groupe ? Faites-nous confiance.
Nous espérons que ces conseils vous permettront de réussir lors de la préparation de votre prochain événement de diffusion en direct, qu'il soit grand ou petit. Et nous avons de bonnes nouvelles :plus vous réussissez à organiser des événements virtuels de haute qualité, mieux vous serez en mesure d'exceller à mesure que l'industrie des événements virtuels se développe.