1. Planification et recherche:
* Définissez vos besoins: Soyez en cristal sur * Pourquoi * vous avez besoin d'un emplacement spécifique. Quels éléments d'histoire sert-il? Quelles qualités visuelles sont essentielles? Cette clarté vous aidera à justifier votre demande.
* Identifier les emplacements potentiels: Recherchez en profondeur les emplacements qui correspondent à vos critères. Utilisez Google Maps, les bases de données en ligne, les archives et les ressources locales (par exemple, les sociétés historiques, les commissions de films). Considérez plusieurs options - Ayez un "plan B" et "Plan C" au cas où votre premier choix s'écoulerait.
* Recueillir des informations: Découvrez qui possède, gère ou contrôle l'emplacement. Il peut s'agir d'une personne, d'une entreprise, d'une agence gouvernementale ou d'une organisation. Recherchez les coordonnées (numéros de téléphone, adresses e-mail, sites Web).
* Évaluer les défis de l'accessibilité: Anticiper les obstacles potentiels. L'emplacement est-il dans une zone sécurisée? Cela nécessite-t-il des permis spéciaux? Y a-t-il un coût associé au tournage? Y a-t-il des passifs potentiels?
2. Fabrication de votre demande:
* Préparez une proposition formelle (lettre d'accès / e-mail): Ceci est votre «argument de vente». Cela devrait être professionnel, concis et persuasif. Inclure ce qui suit:
* Introduction: Présentez-vous brièvement vous-même et votre société de production.
* Présentation du projet: Décrivez votre documentaire - son sujet, son objectif et son public cible. Expliquez sa valeur éducative, artistique ou sociale.
* Pourquoi cet emplacement? Expliquez spécifiquement * pourquoi * cet emplacement est crucial pour votre documentaire. Soulignez sa connexion unique avec votre histoire.
* Détails de tournage: Soyez précis sur vos besoins:
* Dates et heures de tournage. Être flexible.
* Nombre de membres d'équipage.
* Équipement que vous utilisez (caméras, lumières, équipement audio).
* Exigences de l'espace (pour l'équipement, l'équipage, le talent).
* Toute perturbation potentielle (bruit, blocage temporaire de l'accès).
* Assurances:
* Respect pour l'emplacement et ses habitants / utilisateurs.
* Engagement à quitter l'emplacement tel que vous l'avez trouvé (ou mieux). Mentionnez les principes de «laisser sans trace».
* Preuve d'assurance (une assurance responsabilité civile générale est généralement requise).
* Conformité à toutes les règles et réglementations.
* Avantages (le cas échéant): Pouvez-vous offrir quelque chose en retour? Exemples:
* Remerciements dans les crédits du film.
* Fournir des copies du film pour leurs archives.
* Promouvoir l'emplacement sur votre site Web ou les médias sociaux.
* Compensation monétaire (frais de localisation). Soyez prêt à négocier.
* coordonnées: Fournir des coordonnées claires et fiables.
* appel à l'action: Indiquez clairement ce que vous demandez et proposer une prochaine étape (par exemple, "Nous apprécierions l'opportunité de discuter de cela plus. Seriez-vous disponible pour un appel la semaine prochaine?").
* adaptez votre approche: Adaptez votre proposition à l'emplacement spécifique et à son propriétaire / gestionnaire. Recherchez leurs priorités et abordez-les dans votre lettre.
* Gardez-le concis: Arrivez rapidement au point. Personne ne veut lire une longue demande décousue.
* Relisez soigneusement: Les erreurs de grammaire et d'orthographe saperont votre crédibilité.
3. Établir des relations de contact et établir des relations:
* Commencez par un appel téléphonique (si possible): Une connexion personnelle peut être plus efficace qu'un e-mail froid. Utilisez l'appel pour vous présenter, expliquez brièvement votre projet et demandez à qui est la meilleure personne à contacter sur le tournage.
* Soyez professionnel et courtois: Traitez tout le monde avec respect, quelle que soit sa position. Écoutez attentivement leurs préoccupations et abordez-les pensivement.
* Créer des relations: Essayez d'établir une connexion avec le portier. Trouvez un terrain d'entente, montrez un véritable intérêt dans leur point de vue et soyez agréable.
* La persistance est la clé: Ne vous découragez pas par les refus initiaux. Suivez poliment et essayez de trouver des approches alternatives.
4. Négociation et accords:
* Soyez prêt à négocier: Les frais de localisation, les temps de tournage et d'autres conditions peuvent être négociables. Être flexible et disposé à faire des compromis.
* Obtenez-le par écrit: Une fois que vous avez conclu un accord, créez un accord de localisation officiel (contrat). Ce document doit décrire tous les termes et conditions, notamment:
* Adresse de localisation
* Filmage des dates et des temps
* Frais de localisation (le cas échéant)
* Exigences d'assurance
* Activités autorisées
* Restrictions
* Clauses d'indemnisation
* Clauses de terminaison
* Consulter les conseils juridiques: C'est toujours une bonne idée de demander à un avocat d'examiner votre accord de localisation pour vous assurer qu'il protège vos intérêts.
5. Étiquette sur le plateau:
* être respectueux: Traitez l'emplacement et ses occupants avec le plus grand respect. Suivez toutes les règles et réglementations.
* minimiser les perturbations: Soyez conscient des niveaux de bruit et évitez de bloquer l'accès.
* Communiquez clairement: Gardez le responsable de l'emplacement informé de vos progrès et de toute modification de vos plans.
* Nettoyez après vous: Laissez l'emplacement dans la même (ou mieux) condition que vous ne l'avez trouvé.
* Exprimez la gratitude: Remerciez le propriétaire / gestionnaire de l'emplacement et leur personnel pour leur coopération. Un petit cadeau ou une note de remerciement peut aller très loin.
Considérations clés:
* Le timing est tout: Démarrez le processus de demande d'accès le plus tôt possible. Les permis peuvent prendre du temps et vous souhaitez éviter des brouillages de dernière minute.
* Budget en conséquence: Fonds de localisation, permis et assurance facteurs dans votre budget.
* assurance: L'assurance responsabilité civile générale est essentielle. Vous pouvez également avoir besoin d'assurance contre les travailleurs.
* Permet: Exigences de permis de recherche pour l'emplacement et la ville / comté / État où il est situé. Les commissions de films sont une excellente ressource pour les informations sur les permis.
* confidentialité: Soyez conscient des lois sur la vie privée et évitez de filmer des gens sans leur consentement.
* éthique: Agissent toujours de manière éthique et transparente. Soyez honnête au sujet de vos intentions et évitez les tromperies.
* Les relations comptent: L'établissement de relations solides avec les propriétaires / gestionnaires de localisation peut être inestimable pour les futurs projets.
où trouver de l'aide:
* Commissions de films: Les commissions de films locaux, étatiques et nationales peuvent fournir des ressources et une assistance précieuses pour le dépistage, les permis et l'accès de l'emplacement.
* Emplacement Scouts: Les scouts de localisation professionnels peuvent vous aider à trouver des emplacements appropriés et à négocier des accords d'accès.
* Managers de production: Un bon directeur de production aura de l'expérience dans la sécurisation des emplacements et la gestion de la logistique du tournage.
* Conseil juridique: Un avocat du divertissement peut vous aider à rédiger et à examiner les accords de localisation.
En suivant ces étapes, vous pouvez augmenter vos chances de sécuriser les emplacements dont vous avez besoin pour raconter efficacement votre histoire documentaire. Bonne chance!