Microsoft Teams est un incontournable dans de nombreux lieux de travail, permettant des communications internes, une collaboration et un partage de fichiers sécurisés. Mais si vous êtes nouveau sur la plateforme, apprendre comment tout cela fonctionne peut sembler une bataille difficile. C'est pourquoi nous avons élaboré ce guide facile à suivre sur Microsoft Teams. Vous apprendrez comment il fonctionne, comment l'utiliser et tous les secrets pour l'utiliser efficacement. .
TL;DR
- Microsoft Teams est un espace de travail organisationnel, une application de messagerie et une plate-forme d'appel audio et vidéo.
- Il existe quatre niveaux de tarification adaptés à tous les budgets
- Riverside est une excellente alternative à Teams offrant des appels vidéo et audio de haute qualité, ainsi que la possibilité d'enregistrer et de transcrire vos réunions.
Qu'est-ce que Microsoft Teams ?
Microsoft Teams est un espace de travail organisationnel consolidé, une application de messagerie et une plateforme d'appel vidéo. Il facilite la messagerie interne, la communication et la collaboration. Et cela fait partie de la gamme plus large de produits Microsoft 365. Dans l’ensemble, c’est comparable à d’autres applications telles que Slack.
Comme vous l’avez peut-être deviné, il s’adresse spécifiquement aux entreprises et aux entreprises.
Tarifs et forfaits Microsoft Teams
Vous pouvez choisir parmi quatre niveaux de tarification :
Microsoft Teams gratuit
- Réunions en ligne (appel et vidéo)
- Jusqu'à 100 participants
- Réunions d'une durée maximale de 60 minutes
- Partage d'écran
- Arrière-plans personnalisés
- Sous-titres en direct en anglais uniquement
- Fonction de suppression du bruit
Microsoft Teams Essentials – 4,00 $/utilisateur/mois
- Réunions de groupe illimitées jusqu'à 30 heures
- Maximum de 300 participants par réunion
- 10 Go de stockage cloud par utilisateur
- Assistance client par téléphone et sur Internet à tout moment
- Chat illimité avec des collègues/clients
- Partage de fichiers
- Chiffrement des données
- Sous-titres en direct en anglais lors des réunions
Microsoft 365 Business Basic – 6,00 $/utilisateur/mois
Tout ce qui est inclus dans le forfait Essentials, plus :
- Tableau blanc Microsoft
- Applications collaboratives
- Annotations collaboratives dans les réunions
- Sous-titres en direct dans plus de 30 langues
- Transcriptions avec enregistrements des réunions d'équipe
- Applications Microsoft 365 Web et mobiles
- Plus de stockage cloud – 1 To par utilisateur
- E-mail professionnel
- Sécurité standard
Microsoft 365 Business Standard – 12,50 $/utilisateur/mois
Tout ce qui précède, en plus :
- Versions de bureau des applications Microsoft 365 avec fonctionnalités premium supplémentaires
- Possibilité d'héberger des webinaires
- Outils d'inscription et de reporting des participants
- Gérer les rendez-vous clients
Fonctionnalités clés de Microsoft Teams
Jetons un coup d'œil aux principales fonctionnalités de Microsoft Teams :
Réunions personnalisables
Teams propose des réunions audio et vidéo avec une variété de « vues » pour différents cas d’utilisation. Par exemple, faites des présentations avec PowerPoint en direct ou simulez une réunion en personne avec le « Mode Ensemble ».
Application téléphonique Teams
L'application téléphonique Teams facilite la connexion avec d'autres utilisateurs Teams, où que vous soyez. Vous pouvez payer pour ajouter la possibilité de passer des appels téléphoniques à l’aide de votre application Teams. Cela implique de payer une mise à niveau par utilisateur.
Communication et collaboration fluides
Capacité à communiquer avec les membres de l'équipe interne ainsi qu'avec des personnes extérieures à votre entreprise via la messagerie instantanée, les appels téléphoniques et les appels à distance. Cela s’inscrit dans le cadre d’un travail collaboratif intuitif sur des documents sur n’importe quelle plateforme Microsoft 365 – de Word, Powerpoint à Excel.
Planification facile
La fonctionnalité de calendrier de Teams vous permet de planifier facilement des réunions avec vos collègues ou des parties externes. Si vous organisez une réunion avec une personne extérieure à votre organisation, il est facile de partager le lien de la réunion, même si cette personne ne possède pas de compte Teams.
Communication cryptée
En tant que logiciel destiné aux entreprises, la haute sécurité et la confidentialité sont une priorité absolue. Tous les messages, réunions et fichiers Teams sont cryptés pour vous offrir la tranquillité d'esprit que vous méritez.
Sous-titres codés
Sous-titrage codé pour une plus grande accessibilité. Selon votre forfait, vous avez également accès au sous-titrage multilingue et aux transcriptions des réunions.
Gestion facile de l'organisation
Teams facilite la gestion de vos applications et appareils, ainsi que la définition de politiques de messagerie et de règles à l’échelle de l’organisation. Vous obtenez un aperçu complet de votre inventaire d'appareils ainsi que la possibilité de surveiller les diagnostics pour vous assurer que tout le monde fonctionne comme il se doit.
Comment utiliser Microsoft Teams étape par étape
Dans cette section, nous vous expliquerons comment utiliser Microsoft Teams :
How to schedule a meeting on Microsoft Teams
Voici comment pré-planifier ou réserver une réunion. Idéalement, votre compte Teams est automatiquement lié à votre calendrier Exchange. Cela signifie que vous pouvez réserver une réunion dans l’un ou l’autre et qu’elle apparaîtra automatiquement dans l’autre.
Il existe plusieurs façons de planifier une réunion sur Teams :
Étape 1 : Dans une discussion de groupe ou en tête-à-tête avec quelqu'un, cliquez sur « Planifier une réunion ». bouton.
Étape 2 : Accédez à votre agenda et cliquez sur "Nouvelle réunion" .
Étape 3 : Dans votre calendrier, cliquez sur une heure et l'assistant de planification apparaîtra automatiquement.
L'Assistant de planification ressemble à ceci :
Ici, vous pouvez sélectionner la date et la durée de votre réunion. Une fois que vous avez cliqué sur Enregistrer, Teams enverra automatiquement une invitation à chaque participant.
Comment démarrer une discussion dans Microsoft Teams
Si vous souhaitez envoyer un message à un groupe de personnes ou à un collègue individuellement, voici ce que vous devez faire :
Discussions en tête-à-tête
Étape 1 : Rendez-vous sur « Chat » dans votre barre latérale, puis cliquez sur « Nouveau chat » icône en haut de la liste (encerclée en rouge).
Étape 2 : Tapez le nom de la personne dans la barre de recherche. Une fois que vous les avez trouvés, cliquez sur leur nom. Tapez ensuite votre message et cliquez sur envoyer.
Chats de groupe
Étape 1 : Faites la même chose que ci-dessus et sélectionnez « Nouveau chat ». . Ensuite, au lieu de saisir le nom de quelqu’un, cliquez sur la flèche à droite. Ensuite, nommez votre groupe et commencez à ajouter des membres au groupe en tapant leurs noms.
Comment passer un appel sur Microsoft Teams
Il existe plusieurs façons de démarrer un appel sur Microsoft Teams.
Chatter pour appeler
Si vous discutez déjà avec quelqu'un via la fonction de messagerie instantanée, vous pouvez simplement cliquer sur l'icône d'appel vidéo ou d'appel téléphonique en haut à droite pour démarrer instantanément un appel à distance.
Appel téléphonique
En fonction de votre plan tarifaire, vous pourrez peut-être passer de véritables appels téléphoniques depuis Teams. Si tel est le cas, rendez-vous sur « Appels ». , saisissez le numéro de la personne, puis appuyez sur « appeler ».
Enregistrer une réunion sur Microsoft Teams
Vous pouvez enregistrer n’importe quel appel ou réunion Teams. Les équipes incluront automatiquement l’audio, la vidéo et les partages d’écran de chaque participant dans votre enregistrement. Votre enregistrement sera automatiquement enregistré dans votre OneDrive et SharePoint.
Étape 1 : Lorsque vous participez à une réunion Teams, accédez à "Plus d'actions"> "Démarrer l'enregistrement"
Étape 2 : Si vous souhaitez arrêter l'enregistrement, revenez à « Plus d'actions »> « Arrêter l'enregistrement »
Microsoft Teams est-il fait pour vous ?
Microsoft Teams est un nom bien connu pour une raison. Mais ce n’est pas parce que c’est populaire que c’est nécessairement la bonne solution pour vous.
Avantages et inconvénients de Microsoft Teams
Travail collaboratif
Microsoft Teams s'adresse spécifiquement aux structures d'entreprise et organisationnelles où le travail collaboratif est absolument non négociable. Il fait du bon travail (dans une certaine mesure) pour y répondre. Cependant, certaines personnes préféreront toujours les flux de travail collaboratifs élégants proposés par des plateformes comme Google Docs.
Sécurité
Les équipes se concentrent également sur la sécurité de vos utilisateurs et de vos données. Cela en fait un choix privilégié pour les entreprises conscientes de leur profil de cyber-risque.
Intégration
Microsoft Teams est également un choix évident si vous utilisez déjà d'autres outils Microsoft 365, notamment Outlook. L’intégration avec Teams est une évidence.
Stockage et partage de fichiers
De plus, pouvoir stocker vos fichiers (et les partager avec les membres de votre organisation) est vraiment pratique.
Audience ciblée
C’est un avantage ou un inconvénient, selon la façon dont vous le voyez. Cependant, Microsoft Teams s’adresse avant tout aux entreprises (et aux contextes éducatifs dans une certaine mesure), mais il n’est pas très adapté aux équipes plus créatives, par exemple.
Flux de travail déroutants/maladroits
Bien que Teams puisse disposer d'un certain nombre de fonctionnalités puissantes, son interface et sa convivialité réelles peuvent être un peu inférieures à celles d'autres plates-formes.
Tarif
Enfin, en fonction de votre budget et de la taille de votre organisation, Teams peut ne pas avoir le plus de sens sur le plan financier. Cependant, le forfait gratuit est une excellente option économique.
Riverside :une alternative Microsoft Teams pour des réunions de haute qualité
Si vous recherchez une alternative à Microsoft Teams pour héberger et enregistrer vos réunions, Riverside pourrait être votre réponse. Riverside est une plate-forme d'enregistrement vidéo et audio à distance en ligne avec laquelle vous pouvez organiser des réunions à distance, des webinaires en direct et enregistrer du contenu de haute qualité. Par rapport à Teams, vous remarquerez une grande différence en termes de convivialité et de qualité d’enregistrement.
Fonctionnalités clés
- Appelez et enregistrez avec jusqu'à 10 participants distants s et 1 000 membres de l'audience
- Plate-forme basée sur un navigateur et application mobile pour iOS et Android
- Enregistrements locaux de haute qualité un wifi donc faible n’aura pas d’impact sur la qualité de votre enregistrement.
- Transcription automatique IA très précise de vos enregistrements
- Flux de travail collaboratif disponible sur nos forfaits Business
- Interface intuitive et conviviale accessible à tous
- Éditeur texte facile à utiliser afin que vous puissiez modifier rapidement et simplement les enregistrements de vos réunions
- Multidiffusez vos sessions à toutes les principales plateformes, notamment LinkedIn, YouTube, Facebook, Twitch et plus encore.
- Séances de marque où vous pouvez personnaliser vos réunions avec votre logo et votre marque.
- Enregistreur de présentation où vous pouvez télécharger des diapositives, attribuer des contrôles et les enregistrer localement
- Téléprompteur intégré afin que vous puissiez présenter votre présentation en toute transparence.
Bonnes pratiques pour des réunions de qualité supérieure avec Microsoft Teams
Activer le sous-titrage et la transcription
Activez le sous-titrage en direct et la transcription automatisée pour une accessibilité maximisée. Les sous-titres garantissent que même ceux qui sont malentendants ou qui ne peuvent tout simplement pas activer leur audio peuvent toujours participer pendant vos appels. Une transcription agit comme un compte rendu écrit de la réunion et signifie que vous pouvez également réutiliser facilement le contenu.
En savoir plus sur toutes les fonctionnalités
La meilleure façon de tirer le meilleur parti de Microsoft Teams est de passer du temps à découvrir toutes ses différentes fonctionnalités. C'est une bonne idée de lire le hub « Learn » de Microsoft Teams, où vous trouverez toutes les ressources sur la façon d'utiliser efficacement la plate-forme.
Wi-Fi puissant
C’est toujours une bonne idée d’utiliser Microsoft Teams dans des environnements dotés d’une connexion Internet solide et fiable. Vous constaterez peut-être que votre expérience est affectée négativement si vous travaillez avec un wifi faible.
Suppression du bruit
Teams propose une fonctionnalité de suppression du bruit de fond qui permet de minimiser les sons gênants et de garder tout le monde concentré sur ce qui compte. Vous pouvez choisir parmi trois niveaux de suppression du bruit, en fonction de vos besoins.
Optimisation de l'écran
Enfin, cela vaut la peine d’utiliser l’outil d’optimisation de la qualité de la vidéo et du partage d’écran alimenté par l’IA. Cette fonctionnalité maximise la qualité de votre vidéo même lorsque vous travaillez avec une petite bande passante.
FAQ sur l'utilisation de Microsoft Teams
Comment utiliser Microsoft Teams pour la première fois ?
Microsoft Teams devrait être assez facile à maîtriser, même si vous ne l’avez jamais utilisé auparavant. Connectez-vous à l’aide de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe Microsoft 365 et vous accéderez à votre tableau de bord. À partir de là, vous pouvez démarrer une discussion en tête-à-tête ou en groupe avec vos collègues ou créer une nouvelle « équipe » pour une collaboration efficace.
Comment rejoindre une réunion dans Microsoft Teams ?
Si quelqu'un d'autre a programmé une réunion avec vous, vous pouvez accéder à votre calendrier et vous trouverez le lien pour y rejoindre. Vous pouvez également accéder à votre conversation en tête-à-tête, appuyer sur l'icône du téléphone pour démarrer un appel immédiatement.
Dois-je télécharger Teams pour rejoindre une réunion ?
Non, vous pouvez utiliser Teams sur votre navigateur sans rien télécharger.
Microsoft Teams est-il comme Zoom ?
Microsoft Teams et Zoom sont assez similaires puisque vous pouvez organiser des réunions à distance sur les deux. Cependant, Microsoft Teams offre également une messagerie instantanée et une capacité de travail collaboratif, que vous ne trouverez pas sur Zoom.
Dans quelle mesure Microsoft Teams est-il facile à utiliser ?
Microsoft Teams fonctionne bien dans un contexte d'entreprise et organisationnel. Mais en fonction de vos besoins spécifiques, vous constaterez peut-être que c’est un peu encombrant par rapport à d’autres alternatives.