Rationaliser la pré-production :stratégies d'organisation pour le cinéma et la vidéo

En un mot :

• Une préproduction cinématographique efficace implique la planification détaillée de nombreux domaines, notamment la budgétisation, la programmation, le casting, le repérage des lieux, etc.
• L'utilisation d'outils logiciels en ligne pour votre équipe améliore considérablement la communication entre les membres de l'équipe, stocke les documents en toute sécurité et organise les tâches, rationalisant ainsi l'ensemble du processus de pré-production.
• Être adaptable et prêt à ajuster les plans si nécessaire vous aidera à gérer les défis inattendus.

La pré-production est la base de tout projet cinématographique réussi. En tant que producteur de films débutant, rester organisé pendant cette étape est crucial pour garantir le bon déroulement du processus de production.

Dans cet article, nous explorerons les tâches clés de la pré-production, les outils et équipements dont vous aurez besoin et des conseils pour rester organisé.

Comprendre la pré-production

La pré-production est la phase où se déroule toute la planification et la préparation d’un film. Cela peut impliquer une multitude de tâches, y compris, mais sans s'y limiter, la budgétisation, la planification, le storyboard, le repérage des lieux, le casting, la constitution de l'équipe, la collecte d'équipements/fournitures et plus encore.

Une phase de pré-production bien organisée garantit que votre film a une vision claire du projet. Mais ce n’est pas tout. Avec autant de tâches et le fait que la production ne peut pas démarrer tant que ces tâches ne sont pas terminées, la pré-production vous aide à créer un flux de travail organisé pour gérer toutes les pièces en mouvement.

Rester organisé

Rester organisé pendant la pré-production est une question de planification et de communication. Voici quelques stratégies pour vous aider à tout gérer efficacement :

Étape 1 :Créez une liste de contrôle de pré-production pour votre film

Créez une liste de tâches, décomposant toutes vos tâches en étapes plus petites et gérables. Cela peut être fait à l’aide d’un tableau blanc ou à l’aide d’un logiciel informatique, tel que Trello ou Asana. Ce faisant, attribuez à chaque tâche une date limite et répertoriez les tâches par date d'échéance. N’oubliez pas non plus de vous concentrer d’abord sur les tâches hautement prioritaires pour que les priorités de votre projet restent claires. 

Étape 2 :Déléguer les responsabilités

Définissez clairement les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe. Ensuite, déléguez les tâches aux personnes appropriées. Cela garantit que chacun sait de quoi il est responsable et peut travailler efficacement.

Étape 3 :Inscrivez-vous à une plateforme de communication d'équipe

Une communication claire permet d’éviter les malentendus et garantit que tout le monde travaille vers les mêmes objectifs. Utilisez la plateforme de communication d'équipe de votre choix pour fournir des mises à jour fréquentes à votre équipe. 

Des plateformes telles que Slack et Discord sont des outils très utiles pour rester en contact avec votre équipe. Avec ceux-ci, vous pouvez créer plusieurs discussions, ou « salles », avec différents membres de l'équipe en fonction des domaines de responsabilité. 

Étape 4 :Planifiez des réunions de pré-production régulières, à l'aide d'aides visuelles pour vous aider à planifier le calendrier de production de votre film

Organisez des réunions régulières pour discuter des progrès, résoudre les problèmes et ajuster les plans si nécessaire. Ayez un ordinateur à portée de main pour mettre à jour les listes de tâches et les calendriers de l'équipe sur le(s) logiciel(s) choisi(s).

Pour les séances de brainstorming et pour visualiser les délais du projet, essayez d'utiliser un grand tableau blanc. Cette configuration encourage la collaboration et maintient tout le monde sur la même longueur d'onde. Si cela peut aider votre production, créez des tableaux et des diagrammes pour cartographier les flux de travail et les processus. Après la réunion, transférez les informations vers votre logiciel de gestion de projet.

Étape 5 : Gérer la documentation

Tenir des registres détaillés de tous les accords, permis et communications. De plus, assurez-vous que tous les documents importants sont sauvegardés, en conservant des copies numériques et physiques. Cela garantit que vous disposez de tout ce dont vous avez besoin à des fins de référence et à des fins juridiques.

Étape 6 :Restez flexible

Cela ne veut pas dire que vous devriez vous étirer le matin (même si ce n’est pas une mauvaise idée). Les retards dans les délais de production sont presque garantis, alors soyez prêt à ajuster les plans et les calendriers si nécessaire. Surveillez les délais que vous avez respectés et sachez quand il est temps de passer à la vitesse supérieure. Sachez que repousser une échéance dans le futur n’est pas la fin du monde et que vous devrez probablement le faire plusieurs fois. Ce faisant, demandez-vous :

• Ce nouveau délai est-il réaliste ? :si ce n'est pas votre propre tâche, consultez le membre de l'équipe pour vous assurer que le nouveau délai est logique. Intervenez et proposez votre aide, si nécessaire.
• Cela affectera-t-il d'autres tâches ? :parfois, lorsqu'une tâche est plus importante ou prend plus de temps que prévu, elle commence à prendre du temps aux autres. Si tel est le cas, ajustez d'autres délais ou redéléguez des tâches afin que votre calendrier soit toujours précis.

Pour rester organisé pendant la pré-production, les logiciels en ligne peuvent améliorer considérablement la communication entre les membres de l'équipe, stocker les documents en toute sécurité et organiser les tâches. Voici quelques outils que vous pouvez envisager d'utiliser dans votre flux de travail de pré-production de film :

Outils logiciels à prendre en compte :

• Écriture de scénario
  • Brouillon final
  • Celtx
• Budgétisation
  • Budget magique pour les films
  • Excel
• Planification
  • StudioBinder
  • Planification des gorilles
• Scénarimage
  • Scénario qui
  • Tableaux
• Casting
  • Réseaux de diffusion
  • Services de dépannage

Logiciel en ligne

Meilleur outil de communication :Slack

Slack est une application de messagerie populaire conçue pour la collaboration en équipe. Il offre une gamme de fonctionnalités telles que des chaînes pour différents sujets, une messagerie directe, le partage de fichiers et des intégrations avec d'autres outils. L'interface de Slack est conviviale. Cela signifie donc qu'il est facile pour les membres de l'équipe de communiquer en temps réel, de partager des mises à jour et de collaborer sur des projets.

Caractéristiques notables :

• Canaux : Vous permet de créer des chaînes pour des sujets ou des départements spécifiques (par exemple, #casting, #locations, #budget).
• Message direct : Envoie des messages privés aux membres de l'équipe pour des conversations en tête-à-tête.
• Partage de fichiers :Télécharge et partage des fichiers, des images et des documents directement dans l'application.
• Intégrations : Peut se connecter à d'autres outils comme Google Drive, Outlook et Asana.

La version gratuite de Slack comprend des fonctionnalités de base telles qu'un espace de travail unique avec des messages illimités (mais seulement 90 jours d'historique enregistrés), 10 intégrations d'applications et des appels vidéo individuels. La version Pro, à 87 $ par utilisateur/an, propose des archives de messages illimitées et des appels vidéo de groupe avec partage d'écran. Les niveaux plus chers incluent une gestion avancée des identités, une assistance 24h/24 et 7j/7, et bien plus encore.

Meilleur outil de gestion de projet :Notion

Notion est un espace de travail tout-en-un qui combine prise de notes et gestion de tâches. Il est hautement personnalisable et vous permet de créer un environnement structuré adapté aux besoins de votre projet. Notion peut être utilisé pour tout, des simples listes de tâches à la gestion de projets complexes.

Ce qu'il fait :

• Gestion des tâches :vous aide à configurer des tâches, à les attribuer à votre équipe, à fixer des délais et à suivre les progrès.
• Création de bases de données :il peut tout organiser, des scripts et contacts aux emplacements et listes d'équipements avec des bases de données personnalisées.
• Modèles :vous pouvez gagner du temps grâce à des modèles prêts à l'emploi pour la planification de projet, les notes de réunion et les calendriers de production.
• Collaboration :permet à votre équipe de travailler ensemble de manière transparente en partageant des pages et des bases de données pour des mises à jour en temps réel.
• Intégrations :peut se connecter à des outils tels que Slack et Trello.

La version Personal Pro, à partir de 8 $ par utilisateur/mois, offre des téléchargements de fichiers illimités, des lignes de texte illimitées (ou « blocs ») et une assistance prioritaire. Les niveaux supérieurs incluent davantage de fonctionnalités et de contrôles de sécurité avancés.

Meilleure option de stockage :Dropbox

Dropbox est un service de stockage cloud qui vous permet de stocker et de partager des fichiers en ligne. Il est idéal pour la pré-production car il offre un endroit sécurisé et accessible pour conserver tous vos scripts de film et fichiers multimédias importants. Dropbox garantit que vos fichiers sont toujours sauvegardés et accessibles depuis n'importe quel appareil doté d'une connexion Internet.

Ce qu'il peut faire :

• Stockage de fichiers :stockez et organisez les fichiers dans un emplacement centralisé.
• Partage de fichiers :partagez facilement des fichiers et des dossiers avec les membres de l'équipe, avec des options d'autorisations d'affichage seule ou de modification.
• Synchronisation :synchronisez automatiquement les fichiers sur tous les appareils, afin de garantir que vous disposez des dernières versions disponibles.
• Collaboration :utilisez Dropbox Paper pour collaborer sur des documents en temps réel, laisser des commentaires et suivre les modifications.

Pour les entreprises, le forfait Business Standard commence à 12 $ par utilisateur/mois et offre 9 To de stockage, des outils de collaboration et des contrôles d'administration. Le forfait Business Advanced, à partir de 24 $ par utilisateur/mois, comprend une sécurité avancée, des journaux d'audit et bien plus encore.

Solution tout-en-un :StudioBinder

StudioBinder est un logiciel de gestion de production tout-en-un conçu spécifiquement pour les projets de films et de vidéos. Il gère diverses tâches liées à la pré-production, ce qui en fait un excellent choix pour rester organisé et efficace. StudioBinder intègre des fonctionnalités de gestion de projet, de planification, d'attribution de tâches et de partage de fichiers, le tout sur une seule plateforme.

Ce qu'il peut faire :

• Gestion de projet :vous pouvez créer et gérer plusieurs projets, ainsi qu'utiliser des listes de tâches et des calendriers pour suivre la progression.
• Solutions de visualisation :StudioBinder a la possibilité de créer des listes de plans, des storyboards et des scripts à l'aide de modèles, ou d'en créer un à partir de zéro.
• Planification :le logiciel peut également aider à créer des calendriers de tournage détaillés, des feuilles d'appel et des calendriers de production.
• Affectation de tâches :vous pouvez attribuer des tâches aux membres de l'équipe, définir des délais et suivre leur exécution. Cela garantit que chacun connaît ses responsabilités.
• Partage de fichiers :StudioBinder prend en charge le téléchargement et le partage de fichiers.
• Intégrations :il s'intègre également à d'autres outils tels que Google Drive et Dropbox.

Consultez le site Web de StudioBinder pour connaître leurs options de tarification.

Techniques d'organisation physique

Les actifs et les documents de l’ensemble de votre film ne doivent pas uniquement être approuvés par un logiciel :vous souhaiterez également conserver des copies physiques. Cela garantit que vous avez accès à vos documents même si la version en ligne devient inaccessible, comme si vous vous trouvez dans une zone sans réception ou si votre compte est bloqué. 

Si vous n’en avez pas déjà un, procurez-vous un classeur, de préférence un classeur verrouillable. Les copies physiques doivent être systématiquement classées et clairement étiquetées pour faciliter leur récupération. De plus, les disques durs contenant des informations sensibles doivent être stockés en toute sécurité. À la fin de chaque journée, ces documents physiques et disques durs doivent être comptabilisés et verrouillés dans un endroit sécurisé désigné. Cette routine quotidienne protège non seulement vos données, mais garantit également que tout est organisé et facilement disponible en cas de besoin. 

L'organisation est la clé du succès

Rester organisé en pré-production est essentiel pour la réussite de votre film. En suivant ces conseils et en utilisant les bons outils pour votre équipe, vous pouvez garantir un processus de production fluide et efficace. N'oubliez pas qu'une pré-production efficace prépare le terrain pour un film à succès, alors investissez du temps et des efforts pour bien faire les choses.