C'est plutôt bien- fait connu que la gestion de l'impression est une grosse affaire de nos jours. L'un des principaux problèmes auxquels sont confrontées les entreprises de toutes formes et tailles est que leurs employés n'ont tout simplement pas les compétences ou les connaissances nécessaires pour prendre les bonnes décisions d'achat en ce qui concerne les imprimeurs.
Je me souviens d'une entreprise pour laquelle j'ai travaillé il y a de nombreuses années et qui utilisait des imprimantes à jet d'encre petites et inefficaces dans un bureau de 20 personnes ! Mes collègues de l'époque se plaignaient souvent de devoir changer les cartouches d'encre et d'attendre longtemps pour que les gros travaux d'impression soient terminés.
Lorsque j'ai demandé à mon patron pourquoi nous utilisions ces imprimantes à jet d'encre, la raison qu'il m'a donnée était que "l'acheteur de l'entreprise les a vues en offre spéciale dans son magasin d'informatique local" ! Même aujourd'hui, je n'arrive toujours pas à comprendre ce qui a poussé l'acheteur à acheter ces imprimantes bon marché sans faire aucune recherche sur les besoins d'impression des personnes qui allaient réellement les utiliser.
Ironiquement, il avait une imprimante laser assez décente dans son bureau qui était plus que capable de gérer de gros volumes de travaux d'impression, mais il ne l'utilisait qu'environ deux fois par mois ! Aussi amusant que puisse paraître cette petite histoire, j'ai peur de dire que ce n'est qu'un exemple parmi tant d'autres de la façon dont les entreprises ont des pratiques d'impression inefficaces (et souvent coûteuses).
L'importance de la gestion de l'impression
Le sujet de la gestion de l'impression est très important sur le lieu de travail. Les imprimantes représentent une grande partie des dépenses informatiques d'une entreprise chaque année, et je ne parle pas seulement du coût d'achat ou de location des imprimantes !
Les consommables d'imprimante tels que les cartouches, les toners, les tambours et le papier représentent une grande partie des coûts d'impression, et c'est un domaine où de nombreuses entreprises font des erreurs. Il est toujours facile d'acheter une imprimante bon marché, mais généralement l'une des raisons pour lesquelles elles sont si bon marché est que les consommables coûtent une petite fortune.
Une société de gestion d'impression pourra travailler avec vous pour identifier comment votre entreprise peut maintenir ses coûts d'impression bas, et les moyens qu'ils utilisent sont les suivants :
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Connaissance :personne ne connaît mieux le marché des imprimantes que quelqu'un qui s'y est spécialisé. Les sociétés de gestion d'impression peuvent donc vous indiquer le type d'imprimantes dont vous avez besoin pour vos besoins. Par exemple, vous pourriez avoir besoin d'une imprimante couleur A3 si vous imprimez beaucoup de photographies de haute qualité ou de documents techniques en couleur à grande échelle ;
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Expertise :les sociétés de gestion d'impression sont là pour vous conseiller sur ce dont vous avez besoin, plutôt que sur ce que vous voulez. Il peut être intéressant d'avoir une imprimante laser couleur coûteuse dans votre bureau, mais si vous n'imprimez jamais rien en couleur, c'est un gaspillage d'argent ;
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Assistance :le problème avec les employés qui n'ont que peu ou pas d'expérience sur le marché des imprimantes ou sur la façon d'entretenir une imprimante, c'est que vous pourriez littéralement vous retrouver seul ! Les sociétés de gestion d'impression vous offrent l'assistance dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.