Vous connaissez la sensation de crépitement d'un événement en personne :le bourdonnement des participants enthousiastes, le bourdonnement des panneaux interactifs, l'énergie d'une salle bondée, sans parler de ces happy hours qui claquent du verre. Mais avec le besoin croissant d'événements virtuels, les entreprises et les organisations de toutes tailles conçoivent des expériences numériques qui imitent la magie des événements en personne.
Nous savons que de nombreux défis peuvent découler du passage à une expérience d'événement virtuel. Comment planifiez-vous le contenu de l'événement ? Comment gérez-vous les inscriptions aux événements ? Comment simplifier et faciliter l'adhésion et la participation à un événement, même pour les invités les plus férus de technologie ?
Voici une bonne nouvelle :vous n'êtes pas obligé de répondre seul à ces questions. Nous avons compilé un guide pour aider les débutants et les planificateurs d'événements expérimentés à lancer leur propre événement en direct.
Dans ce guide, vous apprendrez :
- Qu'est-ce qu'un événement virtuel ?
- Six cas d'utilisation d'événements virtuels
- Comment planifier et organiser un événement virtuel
- 5 raisons pour lesquelles les événements virtuels ont un impact
- Passez en direct avec votre prochain événement virtuel
Qu'est-ce qu'un événement virtuel ?
Contrairement aux événements en personne ou hybrides, les événements virtuels se déroulent exclusivement en ligne. Les conférenciers et les membres du public se réunissent numériquement pour partager une brève session ou une expérience virtuelle de plusieurs jours. Si vous vous êtes récemment inscrit et avez assisté à un événement virtuel, vous avez probablement vu des discours d'ouverture, des tables rondes, des sondages en direct, des communautés Slack, le tout via un ordinateur, une tablette ou un appareil mobile.
La beauté d'un événement virtuel réside dans le fait que les planificateurs d'événements disposent d'une licence créative complète pour concevoir une expérience immersive, car vous n'êtes pas limité par un lieu physique.
De plus, les participants à l'événement peuvent se connecter de n'importe où dans le monde, ce qui réduit la barrière d'entrée pour ceux qui n'ont pas pu y assister dans le passé.
Devenez un pro des événements virtuels
Le bon déroulement d'un webinaire ou d'un événement virtuel peut nécessiter beaucoup de travail, mais avec la liste de contrôle pratique des événements virtuels de Vimeo, vous deviendrez un expert en un rien de temps
Télécharger maintenantSix cas d'utilisation d'événements virtuels
L'espace événementiel s'agrandit - il ne s'agit plus seulement de diffuseurs. Avec autant d'événements virtuels, examinons quelques façons dont les clients de Vimeo ont organisé des événements en personne en ligne.
Événements internes
Ces événements sont destinés aux employés d'une organisation. La programmation varie entre une réunion rapide de 30 minutes et un événement d'une journée entière. Les événements internes typiques incluent les réunions à main levée, la formation des employés, les lancements de ventes ou les événements à l'échelle de l'entreprise comme les fêtes de fin d'année (BYOB !).
Étant donné que les réunions internes sont principalement hébergées pour les participants internes, les inscriptions fermées ou avec ticket sont moins importantes que les fonctionnalités de confidentialité telles que l'authentification unique.
Pour plus d'informations sur les événements internes et l'état des communications sur le lieu de travail, consultez notre signaler .
Conférences
Les conférences sont un autre type d'événement virtuel courant. Ils peuvent durer une seule journée ou plusieurs jours. Ils incluent généralement un modérateur ou MC, plusieurs conférenciers et conférenciers, des réunions en petits groupes, des activités de réseautage et d'autres expériences pour maintenir l'engagement des participants.
Les conférences attirent des participants virtuels intéressés par des sujets partagés de l'industrie, des expériences de réseautage et des opportunités éducatives. La génération de prospects est importante ici, alors attendez-vous à voir des événements gratuits et payants avec un accès variable.
Webinaires
Les webinaires sont les événements virtuels originaux. Ils durent entre 30 minutes et une heure et fonctionnent généralement comme un canal de génération de demande ou un canal de leadership éclairé. Si vous participez à un webinaire, vous trouverez probablement des notes d'entretien (alias "ce webinaire sera enregistré"), des conférenciers, un diaporama, des données et quelques outils - comme des questions-réponses ou des sondages en direct - pour engager les membres du public.
Les webinaires sont centrés sur un contenu exploitable. Les organisations et les créateurs qui cherchent à élargir leur audience peuvent tirer parti des webinaires pour générer des prospects pour générer de la demande, accroître le leadership éclairé, la notoriété de la marque et l'éducation autour de leurs services.
Festivals et remises de prix
Les catégories d'événements virtuels à croissance rapide comprennent les programmes d'arts du spectacle, les festivals de musique et les cérémonies de remise de prix (comme le précédent VFA de Vimeo). Les organisations adaptent leurs expériences pour un public uniquement en ligne et trouvent des moyens innovants de susciter l'enthousiasme.
Les événements des arts de la scène peuvent inclure des talents en direct, des interviews exclusives ou d'autres divertissements en direct pour garder le public accroché. Ils attirent également un public plus large qui se rassemble pour célébrer un artiste, un type de musique, un film ou un divertissement.
Événements sportifs
Au cours des dernières années, les événements sportifs se sont transformés pour s'adapter à l'époque, ce qui signifie que le contenu sportif couvre tout, des jeux diffusés en direct, des jeux à la demande, des interviews en direct et d'autres contenus pour garder le fandom en vie.
Événements confessionnels
Les paroisses locales trouvent de nouvelles opportunités grâce à la vidéo. Les communautés confessionnelles trouvent beaucoup de flexibilité en diffusant en direct leurs sermons et événements communautaires. Qu'il s'agisse de services, de cours, d'ateliers communautaires ou simplement d'un rassemblement virtuel, la diffusion en direct permet à une congrégation de rester connectée même lorsqu'elle est séparée.
Quelle est la différence entre les événements virtuels et les webinaires ?
Heureusement, les webinaires et les événements virtuels ne s'excluent pas mutuellement ! Julie Bergstein, responsable de la programmation des événements chez Vimeo, a un excellent aperçu des deux types d'événements.
Voici une ventilation rapide :
Webinaires :
- Généralement des événements ponctuels
- Session plus courte
- Généralement pour la génération de prospects ou la formation
Événements virtuels :
- Concentrez-vous sur les expériences
- Plusieurs sessions telles que des tables rondes, des ateliers et des présentations
- Plus créatif ou axé sur la marque. Il n'est pas atypique de voir une identité de marque pour un événement virtuel comme Streameo ou Outside the Frame de Vimeo
De plus, l'échelle d'un webinaire et d'un événement virtuel est un peu différente.
Les webinaires sont généralement des événements plus petits, moins élévateurs pour les équipes et attirent généralement un plus petit bassin d'inscriptions.
Les événements virtuels sont plus importants, nécessitent plus d'investissements en ressources et attirent un plus grand nombre d'inscriptions.
Comment planifier et organiser un événement virtuel
Il existe quelques idées fausses concernant les événements virtuels :le premier mythe est que vous pouvez copier et coller un événement en personne dans un événement virtuel. Malheureusement, toutes les expériences en personne ne se traduisent pas dans un espace numérique, en particulier lorsque vous êtes en compétition pour attirer l'attention des participants et que vous faites face à la bataille difficile de la fatigue numérique et de la fatigue des événements virtuels.
La deuxième idée fausse est que les événements virtuels prennent moins de temps à planifier que les événements en personne. En fonction de la quantité de contenu que vous prévoyez de produire pour votre événement, vous devrez consacrer suffisamment de temps à la préparation. Par exemple, Julie Bergstein, notre responsable de la programmation des événements, recommande 3 à 6 mois de planification pour 4 heures de contenu d'événement virtuel.
La réalité est que les événements virtuels nécessitent tout autant de temps et d'attention pour être des expériences incroyables.
Donc, pour vous aider à démarrer, nous avons neuf conseils sur la façon d'organiser un événement virtuel.
1. Déterminez les objectifs de votre événement virtuel.
Avant de planifier votre événement virtuel, vous devrez identifier les objectifs de l'événement. L'identification des objectifs aide également à déterminer le type d'événement virtuel que vous produirez.
Posez-vous les questions suivantes :
- Quels sont les objectifs de mon événement virtuel ?
- S'agit-il d'un événement interne ou externe ?
- Combien de sessions d'événements prévoyez-vous ?
- L'inscription à l'événement sera-t-elle gratuite, payante ou les deux ?
2. Identifiez votre public cible.
Tout professionnel chevronné de l'événementiel vous dira que le KPI le plus important est l'expérience des participants. Assurez-vous que votre événement virtuel fait mouche en identifiant clairement votre public au préalable.
Posez-vous les questions suivantes :
- Qui essayez-vous de joindre ?
- Comment devez-vous les atteindre ?
- Comment votre public va-t-il interagir ?
3. Créez du contenu digne d'être diffusé.
Le contenu dicte tout lors de la production d'un événement en direct :comment vous le filmez, quel type de caméras vous utiliserez, comment l'éclairer et même certains de vos choix d'encodage et techniques.
Cinq composants pour un contenu d'événement virtuel impressionnant :
- Pertinence :assurez-vous que le contenu diffusé en direct correspond aux intérêts de l'audience visée, et que le contenu correspond à la voix de votre marque et aux prospects et clients ciblés.
- Engagement :Gardez les téléspectateurs sur leurs gardes en encourageant l'interaction avec le flux (nous aimons garder les choses passionnantes avec la fonctionnalité de chat en direct). En gardant le public diverti, vous vous assurerez que les participants profitent au maximum de la journée.
- Succinct . Alors que les participants à l'événement sont prêts à s'immerger dans des expériences d'une journée pour des événements en personne, ils ont beaucoup moins de patience pour une diffusion en direct de 7 heures. N'oubliez pas de ne fournir que le contenu le plus pertinent et le plus engageant.
- Cohérence :Si possible, transformez l'événement en direct en une série (annuelle ou autre). "Assurer la cohérence de vos événements est un moyen garanti d'accroître la notoriété et l'équité de la marque, tout en interagissant de manière significative avec votre public", déclare Tom Gott, responsable de la production en direct chez Vimeo.
- À emporter :Quel est l'appel à l'action à la fin de l'événement virtuel ? Si vous souhaitez convertir le public, assurez-vous de faciliter l'interaction des spectateurs une fois l'événement terminé.
Une fois que vous avez une idée du type de contenu que vous envisagez de produire, assurez-vous de consolider tous les détails dans une série d'événements.
Conseil de pro :La "fenêtre dorée" comprend entre 25 minutes d'informations succinctes, des présentations courtes et accrocheuses et des points clés à retenir.
4. Créez une page d'inscription à un événement.
Si vous diffusez un événement pour lequel vous souhaitez vendre des billets - ou simplement contrôler l'accès - vous voudrez tirer parti d'une page d'inscription à un événement ou à un webinaire. Avec une plateforme d'événements dédiée comme Vimeo Events, vous pouvez facilement configurer des événements pour votre événement en direct et exiger une inscription.
"Nous construisons intentionnellement un sentiment d'exclusivité autour de nos flux en direct, donc ce n'est pas comme se connecter à un flux Instagram Live avec des milliers d'autres personnes qui n'ont pas d'intérêt commun", nous dit Will de Zinc Agency. "Ces éléments de connexion ont été très importants."
5. Optimisez l'expérience de vos participants.
Une plate-forme complète d'événements virtuels peut vous aider à planifier le contenu de votre présentation, à gérer votre expérience pour vous aider à générer des prospects, à fournir des outils de production pour créer une expérience digne d'un flux, tout en fournissant les analyses et l'automatisation pour le rendre moins compliqué.
Trois incontournables pour une excellente expérience de participation :
Page d'inscription à l'événement
Lors de la configuration de votre événement virtuel, vous souhaiterez créer une page pour votre événement. Considérez cela comme votre lieu virtuel. Cette page sera l'endroit où les participants pourront accéder au lien qui les mènera à votre expérience en direct. Vous pouvez même intégrer votre livestream Vimeo directement sur cette page !
Pour rendre le processus d'inscription simple et transparent (afin que vous puissiez atteindre vos objectifs de prospects), réfléchissez à la manière de rendre les inscriptions sans friction. Créez des formulaires d'inscription personnalisés qui incluent des champs importants ainsi que les couleurs et le logo de votre entreprise pour rester sur la marque.
E-mails de rappel aux participants
Une stratégie de communication pré-événement est essentielle pour stimuler la participation. Lorsqu'une personne s'inscrit à votre événement ou webinaire avec Vimeo, trois e-mails sont automatiquement envoyés pour s'assurer qu'elle peut assister et regarder le contenu par la suite. Personnalisez les e-mails en fonction des couleurs, de la marque et des liens pour permettre à vos participants de vivre plus facilement votre événement comme vous le souhaitez.
Bibliothèque de contenu post-événement
Idéalement, l'expérience post-événement engagera les inscrits et les participants longtemps après la fin de l'événement. Envisagez de créer une page Web ou un portail pour le contenu d'un webinaire ou d'un événement à la demande et rendez-le accessible à ceux qui se sont inscrits. Et pour que le contenu de votre événement reste impeccable, prévoyez de découper vos vidéos et d'ajouter des chapitres pour aider vos participants et vos vues à trouver rapidement le contenu dont ils ont besoin.
6. Rendez-le interactif.
Votre travail consiste à faire en sorte que le public ait l'impression d'être là en personne, même s'il regarde en pyjama. Pour impressionner votre public en ligne, faites en sorte que votre expérience numérique corresponde au niveau de qualité que vous attendez d'un événement en personne. Créez une expérience attrayante avec des outils tels que des questions-réponses, des sondages en direct et des graphiques en direct.
L'équipe du festival du film d'Ann Arbor a utilisé la fonction de chat en direct pour ses questions-réponses - et cela a fonctionné à merveille. "J'ai été surpris de voir à quel point je ressentais cette sensibilité communautaire en sachant que tout le monde le regardait ensemble", déclare Leslie. "Le chat a apporté une grande énergie à l'expérience en ligne."
Certains commentaires prometteurs des rapports statistiques sur les événements virtuels de Vimeo montrent que les participants pensent que les questions-réponses et les didacticiels fonctionnent mieux lorsqu'ils réfléchissent aux éléments les plus importants de l'événement.
7. Testez tout.
Première règle du streaming en direct ? Test. TOUT.
La meilleure chose que vous puissiez faire pour éviter les incidents lors de votre événement en ligne est de tout tester, mais surtout, votre flux. Testez les flux de travail de l'équipement principal, les flux de travail de l'équipement de secours, la qualité audio, la qualité vidéo, la connexion Internet et toutes les redondances. Peut-être plus important encore, confirmez votre vitesse de téléchargement en testant votre connexion sur un site Web comme Speedtest.net. Vous devez prévoir du temps pour tester l'ensemble de votre équipement de production vidéo à la fois hors site et sur site.
Vous vous demandez de quel équipement vous avez besoin pour diffuser en direct ? Lisez ceci.
8. Créez une liste de contrôle pour la diffusion à distance.
Il est probable que (à court terme) vous ayez besoin de collaborer avec une main-d'œuvre répartie sur votre événement virtuel. Voici une liste de contrôle rapide de ce dont vous aurez besoin :
Liste de contrôle de diffusion à distance en cinq points :
- Connectivité : Il y a de fortes chances que le wifi du bureau de votre entreprise soit meilleur que celui que vous avez à la maison. Vérifiez vos vitesses et, si possible, utilisez une connexion filaire.
- Capture : Comment votre public appréciera-t-il votre contenu ? Réfléchissez aux caméras et aux micros que vous utiliserez, et à la manière dont vous ferez venir des invités distants à votre événement virtuel.
- Encoder : Quel logiciel utiliserez-vous pour amener votre événement sur Internet ? Nous aimons Livestream Studio 6, mais il existe également d'autres options.
- Distribuer : Où votre événement virtuel se déroulera-t-il ? Réfléchissez si vous souhaitez sécuriser le contenu (comme avec l'authentification unique) ou le diffuser largement (pensez à la diffusion simultanée).
- Interagir : Une belle expérience visuelle n'est qu'une partie de ce qui fait un grand événement virtuel. Les outils d'engagement du public tels que les questions/réponses en direct, les sondages et le chat peuvent également créer un événement mémorable.
Liste de contrôle des événements virtuels
Facilitez la planification d'événements grâce à la liste de contrôle d'événements virtuels simples mais puissants
Télécharger maintenant9. Préparez-vous à la "loi de Murphy".
"Tout ce qui peut mal tourner tournera mal", dit Tom. Mais ne vous laissez pas effrayer ! Si vous identifiez les choses qui pourraient mal tourner, vous pouvez créer un plan pour savoir comment les gérer. Lancez-vous avec un plan, une technologie solide, une plate-forme de billetterie haut de gamme et le bon support, et vous serez prêt à tout ce qui se présente à vous.
Pour en savoir plus, consultez nos experts Vimeo sur la façon de planifier un événement virtuel.
5 raisons pour lesquelles les événements virtuels ont un impact
Nous avons compris. Pivoter vers un événement virtuel pour la première fois peut être intimidant. Sur Internet, il est clair que les événements virtuels sont un moyen efficace pour les spécialistes du marketing événementiel d'étendre leur portée. Voici quelques raisons pour lesquelles votre prochaine expérience numérique pourrait être encore plus payante que votre dernière IRL.
Les événements virtuels étendent votre portée.
Nous avons vu des clients multiplier par 50 leur portée en diffusant simultanément un flux de conférence sur des réseaux sociaux tels que LinkedIn, Facebook, etc.
Leslie Raymond, directrice du Festival du film d'Ann Arbor, a noté qu'ils ont pu toucher plus de personnes que jamais au cours de leur première année virtuelle. "Nous avons vu notre audience passer de 10 000 détenteurs de billets à 16 000 flux provenant de 50 pays, avec plus de 27 000 spectateurs pendant toute la semaine", explique Leslie.
Les événements virtuels démocratisent votre expérience.
Anthony Rudolf, partenaire de l'agence créative Co.create NYC, utilise la vidéo en direct pour sa conférence de bienvenue annuelle pour les professionnels de l'hôtellerie :
« Nous utilisons la vidéo en direct à la conférence de bienvenue depuis le premier jour. Les travailleurs de la restauration et de l'hôtellerie sont surchargés de travail et sous-payés, de sorte que la probabilité qu'ils aient le temps ou les finances nécessaires pour y assister était faible. Nous avons considéré la vidéo comme un moyen de vraiment démocratiser les discussions en cours."
Les événements virtuels prolongent la durée de vie de votre contenu.
Votre contenu ne cesse d'être précieux une fois la conférence en ligne terminée. Les vidéos et les discussions peuvent continuer à vivre comme une expérience de recherche de marque qui peut continuer à stimuler l'engagement.
Les événements virtuels vous permettent d'être créatif.
Avec une expérience en ligne uniquement, vous pouvez jouer avec des formats de contenu, faire venir des conférenciers supplémentaires en tant qu'invités à distance, explorer de nouvelles sources de revenus et engager votre public de manière mesurable. Will Steinberg, coprésident de l'agence de marketing événementiel Zinc, a découvert encore plus d'opportunités d'engagement client grâce aux événements virtuels :
"Nous trouvons plus d'éléments éducatifs dans la diffusion en direct par opposition à ce que nous avons fait dans l'espace en personne", déclare Will. "Avec nos événements culinaires, un chef faisait une démonstration et les invités profitaient de leur expérience culinaire sur place. Maintenant, nous envoyons des kits de repas et des tabliers de marque avant même que la diffusion en direct ne commence, et c'est devenu une expérience beaucoup plus pratique."
"C'est un énorme avantage dont nous n'avions jamais vraiment pu profiter auparavant lors d'événements en personne."
Les événements virtuels sont là pour rester.
Alors que la flambée des événements virtuels en 2020 a principalement aidé les participants et les organisateurs d'événements à se rassembler en toute sécurité, il est clair que le format est là pour rester. En fait, les rapports statistiques sur les événements virtuels de Vimeo ont révélé que 72 % des participants à l'enquête s'attendent à assister à autant, sinon plus, d'événements en ligne une fois que les événements en personne seront de retour.
Afin de garder une longueur d'avance, les spécialistes du marketing doivent réfléchir à la manière de produire des événements virtuels attrayants qui maintiennent l'engagement des participants et s'intègrent dans leur stratégie marketing globale.
Publié à l'origine le 7 août 2020. Mis à jour le 13 mai 2022.