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Le guide ultime des assemblées publiques

Mairies. Trimestrielle, semestrielle — quelle que soit la cadence — ont pour la plupart suivi le même format depuis le début du temps des mairies. Pensez à des diapositives avec du texte bourré, des dialogues à sens unique entendus uniquement par les personnes présentes dans la salle et un e-mail récapitulatif semblable à un tome.

Dernièrement, cependant, les entreprises sont passées de présentations rigides à des discussions plus authentiques et engageantes avec les employés. Comment? En organisant des assemblées publiques inclusives et interactives en direct qui offrent un environnement ouvert permettant aux employés d'exprimer leurs préoccupations et de s'aligner sur les objectifs de l'entreprise.

Apprendre à diffuser en direct les événements de la mairie a aidé de nombreuses entreprises à atteindre plus d'employés dans le monde entier. Prenez Rite Aid, par exemple. À la suite de la distanciation sociale due au COVID-19, le géant de la pharmacie s'est tourné vers Vimeo pour organiser sa toute première assemblée publique virtuelle pour 3 000 participants.

Le résultat? Leur événement en direct a permis à davantage d'employés de participer à plus d'une décennie de réunions en personne.

La main-d'œuvre mondiale, éloignée et multigénérationnelle croissante nécessite une nouvelle solution de lieu de travail. Voici le problème :

  • 60 % des employés américains ne connaissent pas les stratégies de leur entreprise.
  • Les travailleurs non informés sont 12 fois plus susceptibles de dire que leur satisfaction et leur moral au travail sont "très mauvais".
  • Avant la COVID-19, 44 % (près de la moitié) des cadres ont indiqué que la communication entre eux et le personnel était "excellente". Même pas un quart du personnel ressentait la même chose.

La solution est claire. Les assemblées publiques interactives facilitées par les bons outils de communication interne peuvent avoir un effet positif sur l'engagement des employés. Non seulement les mairies alignent les employés sur les stratégies de votre entreprise, mais elles leur offrent également une plate-forme pour poser des questions et exprimer leurs préoccupations.

Si vous souhaitez planifier une assemblée publique réussie et engageante pour votre entreprise, nous pouvons vous montrer comment. Nous allons déballer ce qu'est une assemblée publique, plonger dans son objectif, les avantages, un plan d'action en 6 étapes pour organiser votre événement et des conseils importants pour vous assurer que votre événement se déroule bien à chaque fois.

Dans cet article :

  • Qu'est-ce qu'une mairie ?
  • Cinq avantages d'une mairie
  • Comment animer une assemblée publique
  • Cinq conseils pour une mairie réussie

Qu'est-ce qu'une mairie ?

Une assemblée publique est un forum dans lequel les dirigeants peuvent partager le contexte, les processus de réflexion décisionnels et les facteurs environnementaux pertinents avec un public plus large. C’est aussi l’occasion pour un public de donner son avis et de poser des questions. Une assemblée publique est plus efficace lorsque les dirigeants cherchent véritablement à partager des informations objectives et à entendre des commentaires authentiques.

À quoi ressemble une assemblée publique dans la pratique ? Généralement, ces réunions sont des opportunités pour les dirigeants d'une institution de faire un rapport sur l'état des choses à l'institution (c'est pourquoi chez Vimeo nous les appelons l'état de Vimeo ) et pour parler de certains des sujets les plus importants qui intéressent les membres du public (employés).

Un « Town Hall » par tradition suppose un dialogue à double sens, ce qui peut ne pas toujours être le cas pour diverses raisons (par exemple, les limites de temps, la quantité de contenu à couvrir, les problèmes de sensibilité, la pertinence du public, etc.).

Quel est un autre mot pour assemblée publique ?

Les réunions publiques sont souvent appelées réunions de tout le personnel, réunions de toutes les mains et réunions de toutes les mains sur le pont. Certaines entreprises ont également des noms internes pour ces rencontres. Par exemple, Splash, une plate-forme de marketing événementiel, qualifie ses assemblées publiques d'"appels publics".

Cinq avantages d'une mairie

Il y a de nombreux avantages à tenir des assemblées publiques régulières.

Que vous adoptiez davantage une approche "état d'union", où les chefs d'entreprise donnent un aperçu de haut niveau des messages commerciaux clés, des mises à jour et des échéanciers ou une assemblée publique plus traditionnelle qui se concentre sur l'engagement du public avec une séance de questions-réponses en direct, voici quelques-unes des meilleures raisons de commencer à produire votre prochain hôtel de ville.

Favoriser la transparence

Idéalement, le contenu de la mairie est structuré de manière à être pertinent pour tous les publics, quel que soit le département, l'entreprise, l'unité ou le lieu. Cela favorise la transparence et améliore le flux d'informations entre les services, les équipes et les rôles individuels.

Étant donné que les employés reçoivent une mise à jour sur l'entreprise au niveau de la direction, ils obtiennent également des informations précieuses sur les domaines qui ne font pas toujours partie de leur travail quotidien.

Reconnaître et mettre en valeur les équipes et les employés

Les mairies sont un lieu idéal pour mettre en lumière différents départements et équipes qui font un excellent travail. Les avantages ici sont doubles :premièrement, les employés et les équipes peuvent être reconnus pour leurs contributions et deuxièmement, les équipes qui n'interagissent pas normalement sont exposées aux priorités et aux succès des autres.

Renforcer la culture d'entreprise

Les dirigeants peuvent renforcer la confiance de l'entreprise grâce à des mises à jour de haut niveau, en mettant l'accent sur les valeurs de l'entreprise et en rappelant aux employés les programmes, services, avantages et initiatives qui sont à leur disposition. À son tour, cela peut renforcer les valeurs importantes de l'entreprise et favoriser la culture d'entreprise.

Développez les communications avec la direction

Un employé peut ne pas voir ou interagir régulièrement avec des cadres au quotidien. Les assemblées publiques offrent une fenêtre sur le dialogue et l'état d'esprit de l'équipe de direction de l'organisation. Cela peut aider à humaniser une équipe de direction, en donnant un visage, une voix et une personnalité aux noms. Et, en période difficile, cela peut rappeler aux employés que les leaders sont aussi des personnes.

Aligner les équipes et répondre aux préoccupations importantes

L'une des valeurs d'une séance de questions-réponses à la mairie est que les dirigeants peuvent entendre les commentaires directement de ceux qu'ils dirigent. La spontanéité des questions-réponses en temps réel et de l'engagement des employés permet aux cadres de répondre de manière proactive aux commentaires avant qu'ils ne soient trop compliqués ou déformés.

La communication ne consiste pas seulement à dire une chose au même endroit. La communication la plus efficace est renforcée au fil du temps, à travers les canaux et dans différents formats afin qu'elle soit accessible à tous et disponible sur le canal préféré de chacun.

Comment organisez-vous une assemblée publique ?

Vous pouvez soit organiser un rassemblement physique, une diffusion en direct, soit associer les deux pour votre rassemblement à la mairie. Commencez par définir l'ordre du jour. Ensuite, décidez du format, sélectionnez une date qui convient à tout le monde et planifiez le contenu de votre réunion. N'oubliez pas d'envoyer des invitations à l'avance afin que chacun puisse réserver du temps pour l'événement dans son emploi du temps.

Comment organiser une réunion publique

De la planification du déroulement de votre réunion à la préparation de la configuration de la diffusion en direct, nous avons défini les moindres détails de l'organisation d'une assemblée publique qui remporte un franc succès.

1. Sélectionnez votre salle et vos conférenciers

Commencez par l'ordre du jour de la réunion. Demandez-vous :quel(s) sujet(s) couvririez-vous ? Essayez de les limiter à 2 ou 3 afin de pouvoir approfondir, et non pas en profondeur, chaque sujet.

Décidez qui parlera ensuite. Cela devrait inclure votre PDG, mais également les chefs de département ou d'équipe afin qu'ils puissent informer tout le monde des progrès réalisés dans chaque domaine de l'entreprise.

Conseil de pro  :Soyez inclusif dans la sélection des orateurs en faisant participer les personnes timides devant la caméra, comme Ampersand le fait dans ses réunions.

Une fois cela fait, déterminez une date pour la réunion qui convient aux horaires de chacun et affinez la structure et le déroulement de la réunion. Par exemple, déterminez combien de temps le PDG parlera, qui passera le micro à qui, etc. Cela garantit que tout se passe bien.

Enfin, décidez de votre lieu. Si vous organisez une réunion en personne, recherchez un endroit qui pourra accueillir tout le monde. Portez une attention particulière aux sièges. Un arrangement de type théâtre envoie le message que les employés vont être à l'écoute. Une disposition rapprochée, en table ronde, en revanche, indique que les participants sont les bienvenus pour participer.

En revanche, si vous envisagez de diffuser en direct votre assemblée publique, vous aurez besoin d'un espace pour accueillir tout le matériel.

Une fois que vous avez coché toutes ces tâches dans votre liste, commencez à envoyer des invitations. Assurez-vous de mentionner le sujet afin que les employés puissent préparer leurs questions.

2. Configurez votre diffusion en direct

Vous planifiez un événement hybride ou une mairie virtuelle? Impressionnant! Les conseils de cette section vous seront utiles. N'hésitez pas à passer à l'étape suivante si vous organisez un événement en personne.

Avantages des réunions publiques diffusées en direct

Les assemblées publiques en direct peuvent profiter à votre entreprise de cinq principaux avantages :

  • Meilleure portée et connectivité à travers les fuseaux horaires, car les employés peuvent se joindre à partir de leurs espaces de travail partout dans le monde. Même s'ils ne peuvent pas arriver à temps, ils peuvent accéder ultérieurement au flux en direct archivé.
  • Plus "humain" avec plus de temps de contact avec les employés. Michael Weinstein, responsable du studio vidéo chez Deloitte Global, souligne :"quand c'est en direct, vous entendez cette personne, vous pouvez communiquer avec elle, et cela l'humanise également."
  • Participation en temps réel lorsque vous demandez au personnel de partager son opinion et ses questions via le chat en direct, des sondages et des questions/réponses
  • Plus de contenu à diverses autres fins. Par exemple, notre client, Rite Aid, réoriente et réutilise le contenu de sa diffusion en direct pour l'intégration et la formation de nouveaux employés.
  • Favorisez l'engagement, la collaboration et les relations entre pairs au travail. Un rapport récent de GlobalWebIndex et Vimeo a révélé que la vidéo avait un impact positif sur l'engagement des employés.

Plan en 3 étapes pour préparer votre événement en direct

Maintenant que vous savez à quel point les mairies en direct peuvent être bénéfiques, vous devez préparer votre configuration en direct. Nous avons un guide détaillé sur la façon de diffuser votre assemblée publique, mais voici un plan rapide en 3 étapes pour commencer.

  • Préparez votre matériel

Vous aurez besoin d'une caméra de qualité professionnelle, d'un microphone pour l'audio et d'un câble AV pour amener le flux audio. N'oubliez pas un encodeur pour convertir les données brutes en un flux en direct visible et un commutateur pour aller et venir entre différentes sources audio et vidéo.

  • Démarrez votre logiciel

La bonne plateforme de diffusion en direct transforme votre ordinateur en un studio de production en direct. Si vous êtes toujours à la recherche d'une solution, nous vous proposons ci-dessous quelques conseils pour choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise.

  • Testez le lecteur avant votre diffusion

Enfin, prévisualisez votre flux pour voir que tout est en place. Assurez-vous de vérifier votre vitesse Internet pour empêcher la mise en mémoire tampon de votre flux. N'oubliez pas d'organiser une alimentation de secours. Après tout, vous ne voudrez pas que le courant perturbe le déroulement de votre réunion.

Quatre éléments à rechercher sur votre plateforme de diffusion en direct

👉 Diffusion en direct de haute qualité

Il n'y a rien de plus perturbateur qu'un flux irrégulier. Recherchez une solution qui fournit des outils de diffusion en direct professionnels pour vous aider à minimiser les problèmes techniques.

Conseil de pro : Renforcez la crédibilité de votre entreprise en personnalisant vos réunions publiques en direct et en les hébergeant dans une vidéothèque.

👉 Sécurité avec SSO

Ceci est essentiel pour que vous puissiez contrôler qui dans votre entreprise a accès à l'événement en direct. Assurez-vous de considérer les options qui permettent le contrôle avec la fonctionnalité SSO et la liste blanche de domaine.

👉 Archivage automatique

L'un des principaux avantages des événements en direct est que les équipes mondiales peuvent accéder au contenu. Il est important de choisir un service qui permet aux employés d'accéder facilement à l'événement longtemps après sa fin.

👉 Facile à utiliser

Sans oublier que vous voulez quelque chose qui n'est pas difficile à casser. La diffusion en direct est déjà assez difficile, alors prévoyez d'utiliser une plate-forme dotée d'une interface utilisateur intuitive, d'options de marque et d'outils interactifs pour vous aider à offrir une expérience en direct attrayante sans prise de tête.

3. Rédigez votre contenu

C'est ici que vous décidez quoi dire. Une assemblée publique réussie se concentre sur un contenu concis et intentionnel. Un bon point de départ consiste donc à créer un plan détaillant ce que vous souhaitez couvrir.

Avec les points clés sur papier, étoffez chaque section en vous demandant :comment puis-je fournir ces informations de manière à motiver les employés ?

Voici quatre façons de procéder :

  • Utilisez des données et des études de cas de clients pour raconter des histoires . Au lieu de régurgiter une longue liste de chiffres, soyez sélectif avec les statistiques que vous partagez. Utilisez la technique PAS (problem-agitate-solve) :mettez en évidence le problème, frottez-le un peu, partagez les résultats accompagnés de 1 à 2 chiffres percutants.
  • Exploiter le contenu généré par les utilisateurs (dans ce cas, client ou employé généré). Axalta Coating Systems, par exemple, partage le contenu que ses utilisateurs soumettent sous forme de vidéos dans leurs mairies en direct. "Comme nous devons certifier nos utilisateurs, nous leur demandons de nous soumettre des vidéos dans le cadre de leur certification", explique Steve Hamaday, responsable de la formation virtuelle chez Axalta.
  • Tirez parti des émotions des employés pour les impliquer . À titre d'exemple, l'équipe de Buffer organise une session de 10 minutes sur les célébrations dans ses mairies, où elle couvre les réalisations de l'entreprise et des employés, comme les nouveaux animaux de compagnie, les mariages, les nouvelles maisons, etc.
  • Changez le format de votre contenu . Au lieu d'exécuter diapositive après diapositive dans votre présentation, ajoutez des didacticiels et des clips de présentation enregistrés. De cette façon, vous parlerez moins, en montrerez plus, par exemple en faisant la démonstration d'une nouvelle fonctionnalité.

4. Préparez votre présentation

Maintenant, regroupez toutes les informations dans une présentation.

Cela peut sembler facile, mais créer des diapositives attrayantes demande un certain effort. Mais nous sommes là pour vous simplifier la tâche. Suivez ces conseils pour créer votre présentation :

  • Visez à ne pas utiliser plus de 10 diapositives pour couvrir votre sujet en 20 minutes.
  • Rédigez des diapositives faciles à lire avec un minimum de texte. Utilisez également une police lisible de 30 points.
  • Diversifiez le format des diapositives. Essayez de ne positionner que 5 diapositives contenant beaucoup de texte à la fois. Cassez-les avec des didacticiels vidéo, des GIF et des diapositives avec des graphiques. Dans la mesure du possible, organisez le contenu en 6 puces par diapositive contenant 6 mots par point.

5. Élaborez votre plan d'engagement

Étant donné que l'objectif d'une assemblée publique est de faciliter les conversations bilatérales, il est essentiel que vous ne manquiez pas de planifier l'engagement.

Voici quelques façons de susciter l'engagement :

Ouvrir le terrain pour les questions plus tôt . En fait, vous pouvez commencer à rechercher des questions dès l'envoi des invitations. C'est aussi une bonne idée de faire une pause après chaque session comme le fait HelpScout lors de leurs réunions publiques pour laisser les questions affluer avant d'aller de l'avant.

Engagez votre public avec des sondages et un chat en direct tout au long de la réunion et une session de questions-réponses en direct dédiée à la fin . D'autant mieux si vous pouvez le rendre anonyme. Certaines entreprises ont constaté que 78 % des employés préfèrent les questions anonymes. Vimeans pose également des questions de manière anonyme. Vimeo COO, Courtney Sanchez, souligne l'importance d'un espace sûr pour poser des questions franches. « Nous croyons au dialogue transparent et à la création d'un environnement où chacun se sent en sécurité pour poser une question. Nous utilisons des outils de questions-réponses anonymes, et les employés peuvent voter pour et contre les questions qu'ils jugent les plus importantes auxquelles nous répondons. »

Planifier des activités brise-glace à l'avance . Tout ce qui est amusant et léger aidera à décongeler la maladresse. Par exemple, l'équipe Buffer a fait l'expérience de faire méditer et s'étirer ensemble (une pose amusante peut faire rire tout le monde à coup sûr !). De même, chez Vimeo, nous avons eu du succès avec des rencontres vidéo où chacun présente son animal de compagnie.

Vous avez besoin de plus d'idées sur la façon d'impliquer votre personnel à distance ?

Découvrez comment les équipes de direction utilisent la vidéo pour unir, aligner et motiver virtuellement plusieurs équipes avec des assemblées publiques, des ateliers de formation, etc.

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6. Planifier les commentaires

Sans obtenir de commentaires, vous ne pouvez pas vraiment dire dans quelle mesure vous comblez le fossé de communication avec les employés.

Voici donc trois façons utiles de recueillir des commentaires :

  • Réalisez des sondages et des enquêtes anonymes. Le premier peut poser des questions telles que "cette session a-t-elle été utile" et le second peut creuser en profondeur, en posant des questions ouvertes telles que "qu'est-ce qui vous a le plus plu" et "comment pensez-vous que nous pouvons améliorer cette réunion pour vous". Vous pouvez également utiliser des enquêtes pour demander aux employés d'évaluer leur expérience sur une échelle de 1 à 10.
  • Demandez aux nouveaux employés ce qu'ils pensent de votre réunion publique . Demandez-leur comment ils ont aimé l'événement et s'il y a quelque chose que leurs anciens employeurs ont mieux fait.
  • Consultez vos analyses de flux en direct . Le tableau de bord d'analyse de Vimeo vous aide à extraire des statistiques sur le temps de visionnage et le nombre total de téléspectateurs en direct pour comprendre qui s'est connecté et combien de temps la réunion a engagé le personnel.

Cinq conseils pour une mairie réussie

Obtenir l'alignement plus tôt

Travaillez avec les dirigeants et les « voyageurs fréquents » (ceux qui sont généralement présents à ces réunions) pour vous aligner sur l'ordre du jour, le contenu et la liste des conférenciers exceptionnels le plus tôt possible.

L'ordre du jour doit être décidé au moins 10 jours à l'avance afin que les gens aient suffisamment de temps (au moins cinq jours ouvrables) pour trouver/développer le contenu, répéter les points de discussion et apporter la touche finale avant l'heure du spectacle.

Fonctionnez en pensant aux auditeurs

Sur la base des prises de pouls, des commentaires, des commentaires des employés et des FAQ, planifiez un programme autour de ce que les employés ont besoin et veulent savoir. Hiérarchisez votre ordre du jour en fonction des sujets les plus pertinents pour vos objectifs commerciaux de haut niveau ainsi que des sujets que les employés refont surface au fil du temps. Par exemple, vous voudrez peut-être parler des objectifs trimestriels ou annuels à venir, tandis que les employés voudront peut-être également plus de contexte dans les changements ou les décisions de la direction.

Rappelez-vous que les gens ont une capacité d'attention courte. Une réunion de plus de 75 minutes peut entraîner le risque que des personnes tombent à l'heure de jeu.

De même, une réunion riche en contenu peut désengager les employés pour deux raisons. Premièrement, les participants ne peuvent obtenir que les détails de surface de chaque sujet. Deuxièmement, ils peuvent ne pas être en mesure de discerner les informations à prioriser ou les actions à retirer de la réunion.

Trouvez un équilibre entre fournir le contenu le plus pertinent, réitérer les priorités et fournir des prochaines étapes claires dans le délai que vous avez accordé pour votre mairie.

Pointez vos I et croisez vos T

Les mairies peuvent avoir de nombreuses pièces mobiles, ce qui est aggravé par les réalités du travail virtuel ou hybride. Pour faciliter les choses, élaborez un calendrier et une liste de contrôle.

Un calendrier vous aidera à rester au courant de la planification et à contacter les bonnes personnes en temps opportun.

Une liste de contrôle garantit que les bases sont couvertes par la technologie, la logistique, le contenu et les communications.

La check-list peut contenir :

  • Nom du producteur
  • Nom du professionnel du support technique
  • Détails de l'invitation des participants
  • Détails sur la préparation des conférenciers
  • Rappels et notifications aux employés
  • Slides ou autre contenu d'événement

Soyez cohérent mais pas monotone

Comme meilleure pratique, efforcez-vous d'avoir une cadence constante pour vos assemblées publiques. Cela aide à définir les attentes en permettant aux participants non seulement de planifier en conséquence, ce qui augmente leur probabilité d'assister, mais également de renforcer la confiance, car les employés savent que les dirigeants fourniront régulièrement des informations importantes.

En ce qui concerne le format, les segments de réunion récurrents contribuent à renforcer l'intérêt, la confiance et la fiabilité. Par exemple, chez Vimeo, les gens savent qu'il y aura toujours une mise à jour sur les activités de l'entreprise et qu'il y aura toujours un coup de projecteur sur les produits - cela aide à susciter un certain niveau d'intérêt et d'anticipation car ce sont des choses dont (la plupart) des employés entendraient parler régulièrement.

Il est tout aussi important de surprendre et de ravir les employés. Donnez aux participants un aperçu de quelque chose de totalement hors de l'ordinaire, quelque chose qui va exciter et inspirer.

Recherchez l'accessibilité et la simplicité

Faites en sorte qu'il soit facile pour les employés de se connecter à la réunion elle-même. Générez un lien et partagez-le universellement.

En plus :

  • Assurez-vous que le son fonctionne
  • Activer le sous-titrage automatique
  • Assurez-vous que les noms/noms des orateurs sont reflétés
  • Enregistrez-le et partagez l'enregistrement le jour même de l'événement
  • Si vous organisez la réunion sur Vimeo, chapitrez les sections ou les mouvements clés pour aider les participants à passer directement aux segments qui les concernent.

Conclusion :réinventer les mairies

Pour récapituler, les assemblées publiques offrent un excellent moyen de communiquer avec les employés, en les alignant sur vos objectifs et en répondant à leurs questions éventuelles.

Viser à fournir un environnement transparent et ouvert pour encourager la communication bidirectionnelle entre le personnel et la direction. La vidéo en direct est la meilleure solution car elle personnalise les réunions, encourage une large participation et améliore l'engagement avec des fonctionnalités telles que le chat en direct, les sondages et les sessions de questions-réponses. Choisissez les bons outils et découvrez comment la diffusion en direct peut vous aider à transformer vos mairies dès aujourd'hui.

Publié à l'origine le 5 décembre 2019 par Emily Gover, édité le 1er juillet 2021 par Masooma Mamon et le 19 mai 2022 par Dominique Scott.


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